Dizionario di contabilità

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  1. Fattura
  2. Offerta
  3. Documento di trasporto
  4. Ricevuta di pagamento

Conferma d'ordine - Cos'è una conferma d'ordine?

Leggi come gestire al meglio la tua fatturazione e ottimizzare il controllo della tua attività.

Una conferma d'ordine è un documento che certifica la richiesta di un prodotto o servizio da parte del tuo cliente e stabilisce i termini di pagamento e consegna.

A cosa serve una conferma d'ordine?

La conferma d'ordine è una parte importante del processo di vendita ai tuoi clienti.

Questo documento, infatti, solitamente segue un'offerta e precede una fattura e documento di trasporto (nel caso in cui si tratti di un bene).

Il contatto con il tuo cliente inzia con la concreta presentazione del tuo prodotto o servizio tramite un'offerta che contenga i dati identificativi di entrambe le parti e una descrizione dettagliata del bene o servizio, i relativi prezzi unitari, aliquote IVA e termini di pagamento.

A seguito di questo, se il cliente accetta la tua proposta, devi creare una conferma d'ordine che obbliga entrambe le parti a rispettare gli accordi presi ed è un documento valido in caso di contestazione.

Che elementi inserire in una conferma d'ordine?

La conferma d'ordine ha una struttura molto simile a quella di offerte e fatture.

Per essere precisi devi riportare:

  • il numero di ordine
  • il numero di offerta a cui si riferisce (se deriva da un'offerta presentata in precedenza)
  • il numero di fattura
  • la data di emissione della conferma d'ordine
  • i dati delle due parti
  • la data in cui è stato effettuato l'ordine dal cliente
  • la lista e descrizione dei beni richiesti o dei servizi commissionati
  • il prezzo unitario, l'aliquota applicata e i totali
  • condizioni di consegna
  • termini di pagamento
  • eventuali costi aggiuntivi
  • termini e condizioni della cessione del bene o prestazione del servizio

Il contenuto, dunque, non varia di molto ma si basa sull'offerta e rapppresenta il punto di partenza per la fattura e un eventuale DDT.

Conferma d'ordine vs offerta

Come abbiamo detto sopra, la conferma d'ordine e l'offerta sono dei documenti complementari usati nel processo di acquisto per presentare il prodotto o servizio e poi finalizzare l'accordo.

Rispetto all'offerta, la conferma d'ordine è un gradino più in alto e impegna le parti a rispettare gli accordi.

Conferma d'ordine vs fattura

La fattura è il passo successivo alla conferma d'ordine. Riporta i dati già presenti in offerte e conferme d'ordine e li rende ufficiali e a validità fiscale.

La fattura è l'unico documento che definisce obblighi IVA e l'emissione di questo documento rappresenta il momento da cui decorre il periodo al termine del quale il tuo cliente dovrà provvedere al pagamento come prescritto.

Conferma d'ordine vs DDT

Il DDT viene emesso al momento della consegna di uno più beni inviati al tuo cliente.

Il DDT viene creato dopo la conferma d'ordine e contiene dei dati molto simile a quelli della conferma d'ordine.


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