Dizionario di contabilità

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  1. Fattura elettronica
  2. Carta Nazionale dei Servizi

Conservazione sostitutiva - Cos'è la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è una procedura che permette di conservare e mantenere la validità delle fatture elettroniche nel tempo.

Leggi maggiori informazioni sulla fatturazione elettronica e come ti riguarda.

La conservazione sostitutiva è un procedimento di natura informatica attraverso cui è possibile conservare le fatture elettroniche nel tempo assicurandone la validità al pari di un equivalente documento cartaceo e rendendole facilmente reperibili e consultabili.

Requisiti per la conservazione sostitutiva

Perchè possa procedere alla conservazione sostitutiva della fattura elettronica, devi assicurarti che:

  • Il documento sia in formato xml come richiesto dalla legge per questo tipo di fatture. Puoi partire da una fattura digitale e poi convertirla in questo tipo di file
  • Apporre la firma elettronica qualificata, altro elemento fondamentale perchè una fattura elettronica possa definirsi come tale. Questo tipo di firma garantisce l’autenticità del documento identificando in modo univoco il soggetto che la emette
  • Il documento venga archiviato correttamente, in modo che un’eventuale ricerca sia facile, veloce e agevole
  • La fattura venga inserita in un lotto di fatture da conservare per cui vale la stessa regola valida per la numerazione delle normali fatture: la serie deve essere continua e seguire in modo cronologico senza salti
  • Questi diversi “pacchetti” di fatture devono essere poi firmati con firma elettronica qualificata dal Responsabile della conservazione sostitutiva in modo che non sia più possibile modificarne il contenuto e ci sia un’indicazione dal momento in cui questi documenti vengono mandati in conservazione attraverso l’apposizione di una marca temporale. Devi inoltre essere fornito un manuale di conservazione.

Come aderire alla conservazione sostitutiva dell’Agenzia delle Entrate?

Il servizio di conservazione sostitutiva messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate è totalmente gratuito e ti permette di conservare le fatture elettroniche per 15 anni.

Per poter usare questo servizio, devi prima di tutto attivarlo seguendo questi passi:

  1. Collegati alla pagina Fatture e Corrispettivi
  2. Accedi scegliendo una delle opzioni disponibili: Codice fiscale/codice Entratel, SPID o CNS (Carta Nazionale dei Servizi)

Accedi a Fatture e Corrispettivi con le credenziali

  1. Dalla pagina principale vai alla sezione Fatturazione e scegli Fatturazione Elettronica.

Vai alla fatturazione elettronica da Fatture e Corrispettivi

  1. Per andare alla sezione relativa alla conservazione sostitutiva scegli Accedi alla sezione Conservazione.

Vai alla sezione di conservazione sostitutiva

  1. Dalla sezione Aderisci al servizio di conservazione, accetta i diversi termini di conservazione spuntando entrambe le caselle e cliccando su Invia

Accetta il servizio di conservazione sostitutiva

Se hai già aderito al servizio di conservazione, devi semplicemente aggiornare l'accordo di servizio, cliccando sul relativo messaggio che ti appare non appena effettui l'accesso a questa sezione dopo il 1 luglio 2018.

Come procedere alla conservazione sostitutiva?

Una volta nella sezione Conservazione, devi solo scegliere e caricare i diversi file. I passi da seguire sono questi:

  1. Clicca su Nuovo invio in conservazione e poi su Fai una nuova richiesta di conservazione
  2. Nella pagina successiva in cui caricare i file clicca su Sfoglia e scegli i documenti da caricare (ricorda che non puoi superare i 5 Mb e le 10 fatture e il documento deve essere in formato .xml, .p7m, .zip)
  3. Quando il caricamento viene completato, verifica che il file selezionato sia quello corretto. (Nel caso in cui ci siano degli errori nel file caricato, questi vengono segnalati dal sistema).
  4. Clicca su Invia per mandare il file in conservazione

Entro quando archiviare le fatture elettroniche con la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro 3 mesi dalla data di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, quindi entro il 31 gennaio dell’anno successivo.

Dematerializzazione dei documenti fiscali

La conservazione sostitutiva non deve essere confusa con la dematerializzazione dei documenti fiscali (che include libri e registri contabili) che consiste nel creare una copia digitale dei documenti cartacei con la stessa validità del documento originale.

A questi documenti va apposta una firma elettronica qualificata che ne certifica l’autenticità e la validità da parte di un notaio o un altro soggetto autorizzato.

Il valore dell’imposta da bollo applicabile ai documenti registrati in questo formato è pari a 16 euro fino a 2.500 registrazioni. L’imposta deve essere contribuita tramite il modello F24 prima che passino 120 giorno dalla data in cui viene chiuso l’esercizio.


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