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Dizionario di contabilità di Debitoor
Fattura elettronica

Fattura elettronica - Cos'è la fattura elettronica?

Una fattura elettronica è un documento digitale contenente le informazioni della fattura e del mittente e che ha lo stesso valore di una fattura cartacea.

Invia e ricevi fatture elettroniche con Debitoor e gestisci l'obbligo di fatturazione in modo semplice e intuitivo.

La fattura elettronica è un documento digitale che include i contenuti e i dati del mittente in modo sicuro evitando la necessità di stampa.

Puoi guardare questo video per vedere tutti i passi e i requisiti necessari per emettere una fattura elettronica su Debitoor. Potete trovare la trascrizione dell'audio del video in fondo alla pagina

Emettere una fattura elettronica conforme alla legge

A partire dal 1 gennaio 2019, il mondo della fatturazione per la maggior parte dei titolari di partita IVA cambia.

Per emettere fatture elettroniche conformi alla legge non basta solo creare fattura cartacea o in pdf e spedirla al cliente.

Devi produrre una fattura in formato XML e inviarla al SdI, che effettua i controlli sul documento e, non appena vengono superati, provvede a consegnare la fattura al destinatario in base all'indirizzo telematico (ovvero un Codice Destinatario o indirizzo PEC) specificato sulla fattura.

Diventa quindi importante munirsi di un programma di fatturazione elettronica come Debitoor, che ti permetta di gestire la fatturazione direttamente dal tuo conto e in modo semplice e intuitivo.

CREA UNA FATTURA ELETTRONICA

Requisiti delle fatture elettroniche

La fatturazione elettronica è stata introdotta dal Decreto Legislativo 52/2004 e le regole sulla fatturazione elettronica richiedono che:

  1. i dati non possano essere modificati
  2. venga riportata data e ora di creazione della fattura
  3. ci sia la firma elettronica del titolare, elemento che garantisce l'autenticità del documento (al momento è obbligatoria solo per le fatture PA)
  4. il formato sia XML (sigla di eXtensible Markup Language)
  5. le fatture vengano trasferite con il codice identificativo dell'ufficio di destinazione (per la PA), il Codice Destinatario o l'indirizzo PEC del titolare di partita IVA
  6. le fatture vengano spedite attraverso il Sistema di Interscambio (SdI)

Il decreto Ministeriale 55/2013 ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e la Legge di Bilancio 2018 ha esteso questo obbligo anche alle relazioni con i privati.

Il ministero ha creato un sito web apposito che contiene tutte le informazioni relative a questo argomento.

Fattura elettronica e Sistema di Interscambio (SdI)

Per legge la trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che l'Agenzia delle entrate gestisce supportata dalla Sogei.

Le fatture elettroniche non inviate con questa modalità vengono considerate non emesse, il titolare di partita IVA deve pagare eventuali sanzioni derivanti dalla violazione di quest'obbligo e il cliente non può detrarre l'IVA relativa a questa transazione.

Il Sistema di interscambio riceve le fatture elettroniche, le controlla e procede a trasmetterle all'ufficio a cui è destinata.

Nello specifico, quando i documenti in XML arrivano al SdI il sistema controlla:

  • ci siano i dati essenziali della fattura richiesti dalla legge (come dati di emittente e destinatario, numero di fattura, data di emissione, descrizione dei beni o prodotti venduti, dati IVA, totali)
  • siano stato indicato un indirizzo telematico a cui spedire la fattura (Codice Destinatario o PEC)

Nel caso in cui le informazioni siano corrette, il SDI (al pari di un postino) provvede a inoltrare la tua fattura al destinatario specificato nel documento e a inviarti poi una ricevuta di recapito che riporta i tuoi dati oltre alla data e l'ora di consegna del documento.

CREA UNA FATTURA ELETTRONICA

Fattura elettronica e codice destinatario

Per spedire una fattura elettronica hai bisogno di un indirizzo telematico come un codice destinatario che è un codice alfanumerico di 7 cifre che identifica una piattaforma adibita alla ricezione delle fatture elettroniche.

Al momento della compilazione, è necessario che indichi questo codice perchè la fattura venga correttamente recapitata al tuo cliente non appena la fattura supera i controlli del SdI.

Nel caso in cui il canale di ricezione del tuo cliente sia pieno, ricevi una notifica di impossibilità di consegna e la copia originale della fattura viene messa a disposizione del tuo cliente nel cassetto fiscale o piattaforma Fatture e corrispettivi.

Fattura elettronica e PEC

Una delle due opzioni per recapitare la fattura al tuo cliente è indicando l'indirizzo PEC.

La PEC non è una posta elettronica normale ma una posta elettronica certificata che viene usata per delle comunicazioni ufficiali.

Nel caso in cui la casella PEC del tuo cliente sia piena, ricevi una notifica di impossibilità di consegna e la copia originale della fattura viene resa disponibile nel cassetto fiscale o sulla piattaforma Fatture e corrispettivi del tuo cliente.

Fattura elettronica verso contribuenti in regime esente o consumatori finali

Cosa devi fare se devi emettere una fattura elettronica a un cliente che, ad esempio, aderisce al regime forfettario o un consumatore finale con solo codice fiscale?

Nel caso in cui il tuo cliente non ti abbia fornito un codice destinatario o un indirizzo PEC, devi indicare "0000000" (sette zeri) nel campo del codice destinatario.

Riceverai una notifica di impossibilità di consegna e dovrai inviare al tuo cliente un messaggio per informarlo che può trovare la copia originale nel cassetto fiscale o sulla piattaforma Fatture e corrispettivi e allegando una copia di cortesia della fattura in pdf.

Fattura elettronica e impossibilità di consegna

Come spiegato nei paragrafi sopra, ci sono 2 casi in cui una fattura elettronica non viene consegnata al destinatario e ricevi una notifica di impossibilità di consegna:

  1. Hai inserito "0000000" (sette zeri) nel campo del Codice Destinatario. Non esiste quindi un indirizzo telematico (Codice Destinatario di una piattaforma o indirizzo PEC) a cui recapitare la fattura. La copia originale della fattura in XML viene messa a disposizione nel cassetto fiscale del tuo cliente. Questo avviene nella maggior parte dei casi con i clienti che sono privati (consumatori finali senza partita IVA).
  2. Il canale corrispondente al Codice Destinatario non è attivo o la casella PEC è piena. Il SdI, quindi, non può consegnare la fattura all'indirizzo telematico indicato in fattura. Anche in questo caso una copia della fattura viene resa disponibile sulla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate.

In questi casi, puoi inviare una copia della fattura in formato cartaceo o pdf al cliente a solo scopo conoscitivo (questa copia non ha alcun valore fiscale) e dirgli che deve scaricare la fattura elettronica in XML, unico documento valido ai fini fiscali.

Fattura elettronica e firma digitale

La firma digitale non è necessaria per le fatture elettroniche verso privati (ovvero per le operazioni, B2B e B2C) che sono altri titolari di partita IVA o consumatori finali con il solo codice fiscale.

Nel caso in cui firmi digitalmente questi documenti, il SdI provvede a controllare la validità della firma.

La firma digitale è, invece, un elemento obbligatorio sia per la fattura elettronica verso la PA sia per le fatture elettroniche verso clienti stranieri, sia che risiedano in un Paese dell'Unione Europea sia extra UE.

Notifiche del SdI per la fattura elettronica

Una volta ricevuta la fattura l'SDI, dopo aver effettuato gli opportuni controlli, può inviare dei messaggi di notifica di diversa natura:

  1. Notifica di scarto che segnala che la fattura non è idonea
  2. Ricevuta di consegna della fattura
  3. Notifica di mancata consegna per un temporaneo fallimento dell'operazione
  4. Scarto esito committente per comunicare la natura di inammissibilità o non idoneità del documento presentato
  5. Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito quando non è possibile inviare il documento

Fattura elettronica e nota di credito

Con l'introduzione della fattura elettronica, il ruolo della nota di credito non cambia sostanzialmente.

Una nota di credito deve essere emessa solo quando devi correggere una fattura già emessa. Una fattura si considera emessa quando è stata finalizzata e inviata al cliente.

Attenzione: Nel caso della fatturazione elettronica, una fattura si considera emessa quando supera i controlli del SdI e viene consegnata al cliente.

Questo vuol dire che se la fattura non supera i controlli e viene rifiutata dal SdI non si considera emessa. Pertanto, devi provvedere a correggere gli errori riportati dall'analisi del SdI e inviare nuovamente la fattura al SdI. Non devi quindi emettere una nota di credito per annuallare la fattura che non ha superato i controlli.

Se, invece, la fattura è già stata consegnata devi emettere regolare nota di credito elettronica perchè la correzione sia valida dal punto di vista fiscale.

Fattura elettronica e fattura differita

L'opzione di emissione della fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo alla data della transazione rimane valida anche dopo l'entrata in vigore della fatturazione elettronica.

Le regole di emissione rimangono quelle già esistenti: è possibile emettere fattura differita solo se nel momento in cui si verifica l'operazione vengono inviati altri documenti come un DDT nel caso in cui vengano spediti dei prodotti oppure una fattura proforma o avviso di parcella o un altro documento con lo stesso valore.

Quello a cui devi fare attenzione rispetto al passato è che per il giorno 15, la fattura deve aver passato i controlli del SdI ed essere consegnata al cliente (ed essere quindi considerata emessa).

Fattura elettronica e conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è obbligatoria per legge per 10 anni.

Si tratta di una speciale procedura di archiviazione che tramite l'apposizione della firma digitale e una marca temporale assicura che l'identità di chi emette fatture sia nota e accertata e che i documenti così conservati mantengano il valore fiscale nel tempo (assicurando che non possano essere cambiati dopo la messa in conservazione).

L'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito a questo scopo della validità di 15 anni di conservazione.

Puoi aderire a questo servizio dal portale Fatture e Corrispettivi. Dopo l'adesione, le fatture che transitano sulla piattaforma SdI vengono automaticamente messe in conservazione sostitutiva.

Devi caricare manualmente quelle precedenti all'adesione al servizio.

Fattura elettronica e Fatture e Corrispettivi

Fatture e Corrispettivi è un portale dell'Agenzia delle Entrate che offre numerosi servizi digitali utili per i titolari di partita IVA. Ci sono anche alcune sezioni relative alla fatturazione elettronica.

Tra le altre funzioni, puoi vedere tutte le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio, SdI e aderire al servizio di conservazione sostitutiva oltre che generare il QR Code che include tutti i tuoi rilevanti per la fatturazione elettronica.

Infine, puoi registrare il tuo indirizzo telematico prevalente ovvero il codice destinatario o indirizzo PEC dove preferisci ricevere le fatture elettroniche dei tuoi fornitori. Questa impostazione può essere utile nel caso in cui, ad esempio, il tuo fornitore indica in fattura un codice destinatario o un indirizzo PEC diverso da quello da te fornito.

Se hai registrato un indirizzo telematico prevalente, l'Agenzia usa quello per consegnare le fatture elettroniche.

Come ricevere fattura elettronica dai fornitori?

Se vuoi ricevere le fatture dei tuoi fornitori direttamente sul tuo programma di fatturazione devi comunicare ai tuoi fornitori il codice destinatario della piattaforma e conferire una delega al programma per inviare e ricevere le fatture elettroniche all'Agenzia delle Entrate per tuo conto.

In alternativa, puoi fornire il tuo indirizzo PEC dove ricevere le fatture elettroniche.

Chi non deve emettere fattura elettronica?

Da questo obbligo sono esonerati per ragioni di semplificazione i contribuenti del regime di vantaggio, quello forfettario e i piccoli produttori agricoli.

Questo non esclude, comunque, la possibilità che i titolari di partita IVA di queste categorie decidano di aderire a questo nuovo metodo di trasmissione delle fatture.

Vantaggi della fatturazione elettronica

L'introduzione della fatturazione elettronica punta a:

  • ridurre l'uso della carta e digitalizzare le procedura di emissione, la gestione e conservazione dei documenti fiscali
  • rendere la relazione tra cliente e fornitore più efficiente grazie al riferimento alla data e ora di emissione e consegna, facilmente tracciabile grazie al SDI
  • rendere la contabilità semplificata ancora più facile rimuovendo l'onere della tenuta dei registri IVA per questi soggetti
  • incoraggiare la trasmissione telematica diminuendo a 2 anni i termini di accertamento fiscale per tutti i soggetti che emettono e ricevono solo fatture e ricevono pagamenti con mezzi tracciabili per importi superiori a 500 euro
  • facilitare la consultazione dei documenti che sono sempre disponibili sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi] dell'Agenzia delle Entrate.

Fatturazione elettronica con Debitoor

Con Debitoor, a partire dal 1 gennaio 2019, puoi gestire la fattura elettronica verso privati in modo semplice, veloce e intuitivo.

Se decidi di usare l'integrazione per inviare e ricevere le fatture elettroniche tramite SdI sul tuo conto di Debitoor, dovrai firmare una delega per permetterci di inviare e ricevere fatture per te con il nostro Codice Destinatario.

Al momento della compilazione del modello di fattura puoi inserire tutte le informazioni rilevanti per la conversione del documento in XML, unico formato accettato dall'Agenzia delle Entrate.

Puoi leggere la guida su come creare e inviare una fattura elettronica sul sito e emetti subito la prima fattura in XML.

Logo di Debitoor programma per fattura elettronica

Transcript del video di Debitoor sulla fattura elettronica verso aziende e privati

Qua potete trovare la trascrizione (transcript in inglese) del video:

"Benvenuti sulla guida completa di Debitoor alla fatturazione elettronica.

In questa guida vedremo come registrarsi e come emettere la prima fattura elettronica.

Per prima cosa andiamo su impostazioni, qua possiamo scegliere sotto profilo aziendale, persona giuridica o persona fisica. Poi dovremo compilare i campi con le nostre informazioni personali, inserire la ragione sociale.

In questo campo invece possiamo inserire l'indirizzo, il sistema verificherà l'indirizzo. Se ci dovessero essere del dei campi sbagliati si possono andare a modificare manualmente, per inserire quelli che riteniamo più appropriati, come in questo caso. Questa verifica è stata inserita per facilitare la fatturazione elettronica.

Ora che l'indirizzo è verificato possiamo inserire la mail e le ultime informazioni personali.

Passiamo adesso a tasse registrazione. L’IVA va sempre attivata, infatti anche i regimi in esenzione dovranno attivarla e poi indicare il loro codice di esenzione. Nei campi sottostanti potremo inserire codice fiscale e partita IVA, ovviamente questi sono fittizi. Potremmo andare a selezionare il nostro regime fiscale. Nel nostro caso selezioneremo il regime ordinario.

In questo campo potremo andare ad applicare la ritenuta, scegliere natura della nostra ritenuta, poi andare a selezionare la percentuale di aliquota della percentuale dell'imponibile. Potremo applicare la rivalsa con il tipo di contributo, la categoria di fondo pensione e la percentuale di aliquota. Da questa sezione possiamo attivare il bollo, che come vedete all'importo standard i 2 euro, però noi non serve lo disattiviamo. Questa funzione la attiva solo chi utilizza il principio di cassa, qua sotto potremo inserire i nostri dati per la riconciliazione bancaria e.. con questo abbiamo completato le nostre informazioni.

Adesso andiamo su Fatture e iniziamo a creare la nostra prima fattura. Per prima cosa va inserito il cliente, in questo caso inseriremo un cliente già esistente nel sistema. Come potete vedere abbiamo il tipo di cliente, consumatore, e possiamo andare a modificare tutte le informazioni del cliente che poi verranno salvate di sistema.

L'indirizzo è verificato, la partita iIVA in questo caso non ci serve e ci serve solo il codice destinatario, che essendo un cliente finale sarà sette zeri. Infatti trattandosi di un consumatore finale e sistema interscambio consegnare la fattura utilizzando il codice fiscale. In questa sezione abbiamo data numero di documento modalità di pagamento e causale.

Per andare a completare la fattura dovremmo inserire un prodotto, in questo caso ne sceglieremo uno già salvato nel sistema e potremmo andare a cambiare il prezzo, l'IVA e applicare o non applicare la ritenuta d'acconto.

Queste qua sono azioni aggiuntive che ci permettono di andare a modificare alcuni di questi valori. Nel caso volessimo applicare un’esenzione IVA dobbiamo mettere zero per cento e selezionare il tipo di esenzione che si applica al nostro regime.

Se invece non trovate la vostra esenzione potrete aggiungerne una nuova. Come potete vedere l'esenzione è stata applicata, la ritenuta pure.

Adesso non ci resta che andare a completare la fattura. Una volta completata la fattura potremo scegliere il file PDF, per chi non deve emettere fattura elettronica, e file xml.

Una volta compilata la fattura potremmo inviarla al Sistema di Interscambio. Se è la prima volta che lo facciamo, dovremo compilare i nostri dati e conferire la delega a Debitoor, in questo modo abiliteremo la ricezione e l'invio delle fatture elettroniche.

Una volta conferita la delega Debitoor dovremo cliccare nuovamente su invia per inviare la fattura elettronica. Il Sistema di Interscambio ci metterà qualche giorno e ci invierà una notifica dicendoci se la fattura è stata accettata o no.

Nel nostro caso la fattura non è stata accettata ed è necessaria una verifica, quindi possiamo andare su verifica necessaria, modificare la partita IVA che era sbagliata, e completare di nuovo la fattura per poi inviarla nuovamente. Come possiamo vedere, adesso la fattura è stata inviata.

Grazie per l'attenzione e vi auguro una buona fatturazione"

Programma di fatturazione e contabilità per PMI e autonomi Debitoor by SumUp