Offerta - Cos'è un'offerta?
Le offerte o preventivi servono a dare al cliente un'anteprima di come sarà sviluppato il progetto e quali saranno i tempi e i costi inclusi.
Leggi maggiori informazioni su come utilizzare le offerte.
Un'offerta o preventivo è un documento che illustra la descrizione, i tempi e i costi di un determinato progetto che viene consegnato al cliente prima di iniziare i lavori.
Elementi delle offerte
Come regola generale è bene inserire questi dati in un preventivo:
- le informazioni del destinatario e del prestatore del servizio/bene
- la data in cui viene emesso il documento e la data di scadenza (entro cui è valida la proposta)
- il numero dell'offerta
- una descrizione dettagliata e completa dell'offerta
- i prezzi complessivi
- eventuali costi aggiuntivi
- termini e condizioni dei pagamenti
- informazioni addizionali da inserire nelle note
- un campo firma per il cliente
- le attrezzature o le risorse di cui si necessita per portare a termine il lavoro
Inoltre i preventivi possono includere delle foto o dei modelli nel caso in cui questo possa essere utile per esemplificare i concetti.
Funzione delle offerte
Le offerte o preventivi sono un primo punto di contatto nel processo di acquisto e una prima presentazione del servizio offerto.
Se queste vanno a segno, il cliente effettua un ordine a cui seguono la prestazione effettiva, la fattura e il pagamento.
Questo documento ha il ruolo di rinforzare eventuali accordi presi a voce e creare delle garanzie per entrambe le parti.
Come dicevano i latini "scripta manent, verba volant" (gli scritti rimangono, le parole volano) e in un accordo commerciale è importante che i termini e le condizioni siano fissate e chiare fin dall'inizio.
Inoltre, se il rapporto commerciale si rivela soddisfacente, il cliente è invogliato a servirsi dello stesso fornitore di cui ha apprezzato il lavoro.
Le offerte su Debitoor
Su Debitoor, programma di fatturazione, le offerte includono tutti i campi di cui hai bisogno:
- i dettagli delle due parti
- la data di creazione del documento e quella di scadenza
- il numero identificativo
- le linee in cui inserire i prodotti e la descrizione oltre che il numero di pezzi e il prezzo
- una sezione per inserire le note e anche un messaggio per il cliente
Inoltre puoi cambiare la lingua dell'offerta adattandola a quella del tuo cliente straniero e puoi personalizzare l'offerta modificandone l'aspetto (colori, modello e attivando opzioni extra).
Inoltre la barra di ricerca ti facilita la navigazione permettendoti di ridurre i tempi e trovare subito il documento che cerchi.
Infine, puoi copiare lo stesso documento per inviarlo a diversi clienti oppure convertire l'offerta in fattura o in un documento di trasporto.
Se il tuo cliente accetta la tua offerta puoi segnarla come tale oppure archiviarla se non ti serve più.
E non è tutto... questa funzione è disponibile anche sulla app consentendoti di creare e inviare offerte anche quando sei in giro.
