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Come interpretare i messaggi del SdI per la fatturazione elettronica

Nell'invio e transito delle fatturazioni elettroniche, il Sistema di Interscambio genera messaggi per notificare se il passaggio è andato a buon fine. Leggi questa guida per farti un’idea dei messaggi più frequenti e come interpretarli.

Quand’è che il SdI manda i messaggi?

Una volta compilata la fattura elettronica e inviata al Sistema di Interscambio, quest’ultimo eseguirà dei test sui campi obbligatori e deciderà se accettare o no la fattura per poi avviare la consegna al destinatario.

Quando la fattura passa o non riesce a passare dall’emittente ad essere accettata dal SdI, si riceverà un messaggio che specifica la data, l’emittente e in caso di test fallito, il tipo di errore.

In alto a sinistra, nella casella verde, si può vedere il numero identificativo univoco che il SdI assegna al file appena riceve la fattura. Questo numero servirà di riferimento nelle varie ricevute di recapito, scarto, consegna o impossibilità di consegna.

Ricevute tra emittente e SdI

La prima fase che una fattura elettronica deve superare consiste nell’essere accettata dai test automatici che il Sistema di Interscambio esegue sui campi obbligatori compilati dal mittente.

L’esito può essere positivo, in questo caso il mittente riceverà una ricevuta di recapito con specificata la data e l’ora di ricezione, oppure può essere negativo, in questo caso il file XML non avrà passato uno dei test automatici del SdI. In questo ultimo caso il mittente riceverà un messaggio di scarto con annessi, ora, data e codice errore.

Errori comuni di scarto della fattura elettronica

Di seguito vedremo come risolvere gli errori relativi alla ricevuta di scarto più ricorrenti:

  • Codice 00001: Questo errore si verifica quando il nome del file non rispetta le regole del SdI. Il nome deve essere composto da Nome Paese (per l’Italia IT), Identificativo Univoco del Trasmittente (identificativo fiscale del trasmittente), seguito da un Separatore “_”, Progressivo Univoco del File (massimo 5 caratteri alfanumerici a scelta del trasmittente) e infine l’estensione del file (.xml o .zip)
  • Codice 00002: Nome del file duplicato, quando viene inviato più di una volta un file che è stato accettato dal SdI o ha lo stesso nome di un file inviato in passato. Il problema di solito sta nel Progressivo Univoco del File e basta cambiarlo con uno non ancora utilizzato.
  • Codice 00200: Formato del file errato. Questo di solito si verifica per l’utilizzo di caratteri speciali nella compilazione del file XML o nel nome del file stesso. Può anche essere un problema di versione del file.
  • Codice 00305: Id fiscale IVA non valido. Questo capo si riferisce alla partita IVA e non al codice fiscale, spesso l’errore sta nel mettere il codice fiscale in questo campo.
  • Codice 00311: Codice destinatario non valido. In questo caso si consiglia di controllare che il codice immesso sia quello giusto. Nel caso delle PA si può trovare la lista dei codici su IPA. Nel caso di un privato senza codice di destinatario, si utilizza il codice convenzionale “0000000” 7 zeri.
  • Codice 00312: Codice destinatario non attivo. In questo caso il codice è quello giusto ma non è più attivo. Ci si deve accertare che il destinatario in questione non abbia cambiato codice destinatario.
  • Codice 00398: Codice Univoco Ufficio impostato su “Centrale”, ma il SdI riconosce un altro CUU valido per il codice identificativo fiscale. In questo caso di solito il problema è che nel sistema IPA riportato sopra, viene censito un ufficio centrale che è stato rimosso perchè esiste ora un ufficio ordinario. Assieme all’errore viene riportato il CUU valido da inserire nel campo.

Ricevute tra SdI e destinatario

La seconda fase riguarda la consegna della fattura elettronica al destinatario. Questo può avvenire in tre modi: attraverso un canale telematico accreditato, attraverso la PEC o sul sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi”.

Nell’ultimo caso la consegna è assicurata e il Sistema di Interscambio manda una ricevuta di consegna al mittente appena il SdI recapita la fattura al destinatario.

Nei primi due casi invece, si può verificare l’occorrenza che la casella postale PEC sia piena o che il canale telematico non sia attivo. In questo caso il mittente riceverà una ricevuta di impossibilità di consegna e il SdI manderà un duplicato della fattura alla casella “Fatture e Corrispettivi” del destinatario.

In questo caso il fornitore deve avvisare il cliente in modo che possa visionare la fattura sulla sua casella.

Come visualizzare le ricevute

La sezione “Fatture e Corrispettivi” consente di visualizzare tutte le ricevute di scarto, recapito, consegna o impossibilità di consegna e tutte le fatture che vengono inviate alla casella.

Detrazione IVA per la fatturazione elettronica

Dal 2019, dato l’obbligo di emettere fatturazioni elettroniche, se la fattura non verrà emessa in formato XML ovvero senza passare dal Sistema di Interscambio, essa verrà considerata non emessa e di conseguenza vi saranno sanzioni a carico del fornitore

Per detrarre l’IVA da una fattura questa deve essere considerata emessa a tutti gli effetti, quindi se si riceve una ricevuta di scarto, la fattura non è considerata emessa e quindi non detraibile.

Nel caso di una successiva ricevuta di impossibilità di consegna, la fattura verrà considerata emessa per il fornitore e la data di esigibilità coincide con la data riportata sulla fattura. Per il cliente invece, la fattura non sarà considerata detraibile fino al momento della sua “presa visione” da parte del cliente stesso nell’area “Fatture e Corrispettivi”. La data di detraibilità coinciderà dunque con il momento in cui il cliente aprirà la fattura elettronica da “Fatture e Corrispettivi”.


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