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Come emettere fatture

Cos'è una fattura, quando si emette e che elementi vanno inclusi.


Le fatture sono dei documenti fondamentali per qualsiasi attività e per questa ragione è molto importante sapere come fatturare e quando farlo ma soprattutto se si può farlo ovvero chi sono i soggetti tenuti a farlo.

Cos’è una fattura?

La fattura è un documento fiscale obbligatorio che certifica la vendita di beni o la prestazione di un servizio e attribuisce al mandatario il diritto di ricevere il pagamento e al committente l'obbligo di versare la somma corrispondente.

Quando si inizia a fatturare, è normale avere dei dubbi su quando e come fatturare perciò è importante chiarire fin da subito questi punti per effettuare queste operazioni con più sicurezza ed essere sicuri di non sbagliare.

Ci sono diversi modi per emettere una fattura, tra questi il vecchio metodo carta e penna, i programmi Word e Excel o un programma di fatturazione che ti permette di svolgere in modo facile e intuitivo questo compito.

In ogni caso è bene che abbia un modello di fattura che possa usare ogni volta che ti serve senza dover cominciare da zero.

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Quando si deve emettere una fattura?

Una fattura è necessaria in uno dei seguenti casi:

1. Commercio interaziendale (business-to-business o B2B): tutte le operazioni commerciali che avvengono tra aziende come quelle di fornitura quando un bene o un servizio viene ceduto ad un'altra azienda o a un'entità legale che è esente IVA.

Alla regola generale si applicano delle eccezioni:

per i servizi finanziari e assicurativi nessuna fattura è necessaria se il servizio viene prestato in un altro paese europeo ma i singoli paesi possono richiedere fattura per servizi prestati entro i confini nazionali o in un altro paese europeo o il fornitore si trova nel paese o ha particolari accordi di fornitura del servizio.
Per altre transazioni esenti IVA i singoli paesi possono decidere di non avere fatture nel caso in cui il servizio venga prestato entro i confini nazionali.

2. Vendita al dettaglio (business-to-customer o B2C): tutte le transazioni commerciali che coinvolgono un'impresa e i suoi clienti o consumatori che di solito sono privati e esenti IVA. Tra queste operazioni rientrano la vendita a distanza se soggetta a IVA in un altro paese europeo e nuovi mezzi di trasporto offerti in un altro paese.

Anche in questo caso ci sono delle eccezioni costituite da specifiche previsioni nazionali che possono richiedere l'emissione di fatture anche verso altri individui e non solo quelli inclusi nei rapporti B2B e le fatture potrebbero non dover contenere tutti gli elementi di una fattura completa. Per alcune particolari transazioni e quelle ad aliquota zero.

Che elementi deve contenere la fattura?

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Ci sono due tipi di fatture: la fattura completa che è la più utilizzata e quella semplificata che viene usata in alcuni casi.

Una fattura completa deve contenere tutti questi elementi:

  1. Data di emissione
  2. Numero univoco che identifica la fattura in una numerazione progressiva che non deve necessariamente ricominciare da capo alla scadere dell'anno
  3. Numero di partita IVA dell'emittente
  4. Dettagli di chi emette la fattura (nome e indirizzo)
  5. Dettagli del cliente
  6. Descrizione del bene/i ceduto/i e/o di servizio/i prestato/i
  7. Data della transazione o pagamento se non corrisponde a quella di emissione
  8. Aliquota IVA applicata
  9. Ammontare IVA da pagare
  10. Il totale IVA da pagare con aliquota e eventuali esenzioni
  11. Prezzo unitario di beni o servizi escluse tasse, sconti e riduzioni

Quali altri elementi possono essere inseriti nella fattura?

Oltre agli elementi obbligatori, è possibile inserire altre informazioni nella fattura qualora siano necessari o voglia specificare delle voci. Tra questi rientrano:

  • Transazioni esenti IVA con riferimento alla legislazione relativa all'esenzione
  • "inversione contabile" (reverse charge) nel caso in cui il cliente sia soggetto alla tassazione
  • Fornitura di nuovi mezzi di trasporto all'interno dei confini europei
  • Il regime IVA applicato, ad esempio il "74 ter per le agenzie di viaggio"
  • "Autofatturazione" nel caso in cui nei casi previsti dalla legge, sia il cliente ad emettere la fattura
  • I dettagli della persona sottoposta a tassazione: codice di partita IVA, nome e indirizzo
  • "Contabilità di cassa" qualora sia il caso del fornitore in questione

Quando e come si usa la fattura semplificata?

Le aziende e i professionisti hanno la possibilità di emettere fattura semplificata se l'importo (inclusi imponibile e IVA) non supera i 100 euro.

Gli elementi da includere nella fattura semplificata sono i seguenti:

  1. Data di emissione
  2. Numero di partita IVA del fornitore
  3. Tipo di beni o servizi ceduti o prestati
  4. Ammontare IVA da pagare
  5. Nel caso ci fosse una nota di credito o di debito, bisogna inserire un riferimento alla fattura originale e specificare i cambiamenti apportati

Programma di fatturazione e contabilità per PMI e autonomi