Estratto conto - Che cos'è un estratto conto?

Un estratto conto (in inglese statement account o customer statement) è un documento che riassume tutte le transazioni avvenute tra un acquirente e un venditore per un determinato periodo di tempo.

È facile creare un estratto conto con un programma di fatturazione. Scopri di più sulla creazione di estratti conto dei clienti con Debitoor o registrati ora per iniziare!

Un estratto conto può servire a diversi scopi. Elencando ogni transazione tra un'azienda e un cliente, un estratto conto può essere utilizzato per:

• Calcolare il saldo del conto in sospeso,
• Ricordare a un cliente di regolare il saldo del conto,
• Evitare controversie con i clienti.

Solitamente non è comune utilizzare un estratto conto per ricordare a un cliente di pagare una singola fattura scaduta. In quel caso dovresti inviare un sollecito.

Quando inviare un estratto conto?

Alcune aziende non inviano l’estratto conto ai clienti, ma lo utilizzano soprattutto internamente per ottenere una panoramica dell'attività dei clienti.

Altre aziende rilasciano regolarmente estratti conto, questo è particolarmente comune tra le aziende con clienti che spesso fanno acquisti a credito.

Molte piccole imprese inviano un estratto conto solo se un cliente lo richiede o se desiderano ricordare a un cliente di saldare un pagamento. Ad ogni modo, gli estratti conto possono essere utilizzati regolarmente per monitorare l'account di un cliente.

Cosa includere in un estratto conto?

A differenza delle fatture, che seguono rigide linee guida legali, ci sono pochi requisiti ufficiali per quanto riguarda l’estratto conto dei clienti. Tuttavia, gli estratti conto dovrebbero includere informazioni sufficienti per fornire una panoramica accurata e aggiornata della cronologia delle transazioni di un cliente. Le informazioni che solitamente vengono incluse in un estratto conto sono:

• Il saldo del conto. Questo potrebbe essere positivo (se il cliente ti deve dei soldi), negativo (se possiedi del denaro) o 0 (se tutti i pagamenti sono stati saldati).
• Un periodo di riferimento. Potresti creare un estratto conto che copra un mese, un anno o un trimestre specifico oppure potresti voler mostrare ogni singola transazione tra te e il tuo cliente. In ogni caso, le date dovrebbero essere chiare.
• Ogni transazione effettuata durante l'intervallo di date specificato. Includendo le vendite (pagate in anticipo o con credito), i pagamenti e i rimborsi. Dovresti elencare la data e il valore di ogni transazione.
• Numeri di documento per supportare ogni transazione. Ciò potrebbe includere i numeri di fatture, note di credito o ricevute di pagamento.
• Dettagli di contatto per te e il tuo cliente, inclusi nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono o indirizzo e-mail.
• Una valuta. Ciò è particolarmente importante se hai clienti all'estero. Anche se hai transazioni in più valute, un estratto conto dovrebbe essere solo in una.

Come creare un estratto conto?

Il modo più semplice per creare un estratto conto è con un programma di fatturazione come Debitoor. Con Debitoor puoi salvare i dettagli di ciascuno dei tuoi clienti. Per generare un estratto conto per un cliente specifico, basta andare alla scheda ‘Contatti’, trovare il suo nome e fare clic sul pulsante ‘Estratto conto’ per il download. In questo modo potrai scaricare un file PDF che delinea la cronologia completa delle transazioni tra te e il tuo cliente, inclusi eventuali pagamenti in sospeso.

Esempio di estratto conto cliente su Debitoor

Ecco un esempio di estratto conto generato online tramite il programma di fatturazione Debitoor.

Il fac simile di estratto conto include tutte le informazioni utili per avere una panoramica delle transazioni con il cliente per il periodo prescelto.