Cosa devi inserire in fattura

Leggi quali sono gli elementi che compongono la tua fattura.

Crea la tua fattura ora

Affinché un documento emesso sia legalmente riconosciuto come una fattura, deve contenere alcuni elementi stabiliti dalla legge, come il tuo indirizzo di lavoro, la partita Iva, la data di emissione, i termini di pagamento, l’aliquota, l’imposta e l’imponibile.La guida di seguito spiega tutti questi punti con un linguaggio semplice.


La fattura può avere diversi nomi

Per essere valida una fattura deve contenere una serie di dati identificativi dell’emittente, del cliente, e relativi all’operazione compiuta (cessione di beni o prestazione di servizi).

La maggior parte delle fatture portano la dicitura "Fattura" sul documento.Ma questo documento può presentarsi anche sotto il nome di nota, conto, parcella e simili.

Includi i dati aziendali

Non importa il livello di confidenza che hai con un cliente (e viceversa): includi sempre la tua ragione sociale e quella del cliente, l’indirizzo per il recapito di documenti, la casella di posta elettronica certificata (PEC) e le coordinate bancarie necessarie.

Le autorità legali devono essere in grado di identificare il cliente e il fornitore in base a queste informazioni, pertanto, assicurati che la tua fattura contenga tutti i dati corretti.

In caso di transazioni commerciali internazionali, ricorda di controllare che il modello di fattura contenga correttamente i codici IBAN* e SWIFT/BIC**.

Le banche sono solite addebitare tasse elevate e impiegare parecchio tempo per modificare i dati relativi a bonifici internazionali, perciò è meglio evitare qualsiasi errore e pagamento di servizi aggiuntivi.

Nota che Debitoor permette di fatturare nella valuta che preferisci. Puoi scegliere la valuta dal menù a tendina se utilizzi un piano a pagamento.

* IBAN - abbreviazione di International Bank Account Number. È composto dalle due lettere della sigla di Stato seguite da un numero fino a 32 cifre. Un esempio di codice IBAN è DE 85 1234 5678 9012 3456 00

** SWIFT/BIC - abbreviazione che rappresenta il codice identificativo della banca. Si tratta di un codice unico di 8 o 11 caratteri assegnati a un'istituzione finanziaria per effettuare pagamenti nella rete SWIFT. Un esempio di codice BIC è CSFBBBFF.

Un numero unico di fattura è essenziale

Per gli ispettori fiscali è sintomo di negligenza la mancanza di un numero di serie unico per le tue fatture. Per legge, ogni fattura creata deve avere un numero unico e, una volta finalizzata la fattura, la legge vieta la modificazione di questo numero.

Nota che qualora dovessi cancellare o modificare la fattura, ti suggeriamo di farlo creando una nota di credito e utilizzandola per modificare l'importo della vendita. La nota di credito avrà automaticamente il numero di fattura successivo della serie e apparirà anche tra le fatture esportate.

Aggiungi data e termine di pagamento

Per una buona gestione contabile devi fare attenzione alle date: ogni singola scrittura contabile, resoconto fiscale e bilancio finanziario prodotto richiede una data precisa. La data di emissione della fattura indica anche il momento a partire dal quale i termini di pagamento diventano effettivi.

Pertanto, non indicare la data sulla fattura può creare confusione sull'importo IVA da pagare alla fine del mese, e provocare la rabbia dei contabili che pagheranno la tua fattura per ultima.

Quando viene aggiunta la data, è importante indicare il termine entro il quale prevedi che sia pagata la fattura. Di solito, i termini di pagamento sono di 30 giorni, ma possono variare a seconda del settore in cui lavori o degli accordi con il cliente.

Quello che vendi va contato

Di certo, non vuoi che il cliente impazzisca nel tentativo di comprendere il contenuto della tua fattura. Una chiara denominazione e un'enumerazione riga per riga dei beni inviati o dei servizi forniti rende più facile la comprensione degli importi addebitati e aiuta il cliente a verificare rapidamente l'avvenuta consegna di tutti i beni.

È anche consigliato includere sulla fattura il numero di unità inviate, il prezzo per unità, l'aliquota IVA applicata, e l'importo totale per ogni singolo articolo inserito. Questo eviterà errori sulla tua fattura e qualsiasi equivoco potrà essere chiarito velocemente.

Assicurati di poter ricevere il rimborso IVA

Se sei titolare di partita IVA, oltre a tutte le informazioni elencate sopra, dovrai anche fornire le informazioni relative alla tua partita IVA e a quella del cliente. Le autorità fiscali potrebbero controllare le tue fatture per verificare la correttezza della tua dichiarazione IVA, pertanto assicurati che i numeri di partita IVA siano corretti.

In alcune nazioni esistono aliquote IVA diverse a seconda dei beni o servizi, pertanto è importante indicare l'aliquota IVA applicabile e l'importo derivante per ogni articolo inserito nel documento.

Nel caso di transazioni commerciali internazionali, si deve includere nella fattura l'importo IVA corretto. In molti casi, sarà lo 0%, altre volte dovrai consultare un contabile nel paese del tuo cliente per determinare l'importo corretto.

Distingui il tuo marchio

Per evitare che la tua fattura sia uno dei tanti documenti con il solito aspetto, puoi aggiungere dettagli personalizzati per catturare l'attenzione del cliente. Dettagli come il logo, una nota personale o uno slogan aziendale rafforzano l'immagine del marchio e possono essere facilmente aggiunti alla tua fattura.

Se hai a che fare con la consegna di beni materiali, puoi includere anche i dettagli di consegna dell'ordine, come per esempio un codice di tracciabilità, in modo che il tuo cliente possa seguire facilmente il processo di consegna del pacco.

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In breve

Debitoor fornisce un modello di fattura predefinito che puoi utilizzare illimitatamente con qualsiasi piano. Il modello prende le informazioni che hai inserito nelle impostazioni del tuo conto o al momento della creazione della fattura, e controlla se hai inserito tutti i dettagli necessari al posto giusto.

Il modello di fattura comprende anche uno strumento integrato di calcolo dell'IVA, perciò devi solo scegliere l'aliquota corretta da un menù a tendina o indicare il paese del tuo cliente. L'applicazione Debitoor inserirà automaticamente l'aliquota IVA e gli importi appropriati nella fattura.

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