Come prepararsi alla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è il nuovo formato completamente digitale che entrerà in vigore a partire dal 2019 verso i B2B e B2C. E tu ti sei già organizzato? Leggi questa guida per scoprire come farti trovare pronto quando arriva.

Perchè è stata introdotta la fatturazione elettronica?

La fattura elettronica è stata estesa dalla legge del 27 dicembre 2017 n.205 anche a tutte le operazioni verso i privati (cioè per tutte le imprese e soggetti passivi d’IVA) ovvero quelle B2B e B2C. Questa decisione è stata presa per rendere tutti i processi di fatturazione più trasparenti per l’Agenzia delle Entrate e più “facili da gestire” per le varie attività commerciali, in quanto non dovranno conservare ne gestire documenti cartacei.

Come si fa a compilare una fattura elettronica?

Una fattura elettronica è un file in formato XML, che deve essere firmato digitalmente e spedito attraverso il Sistema di Interscambio. Il SdI controlla la fattura e se passa tutti i test viene recapitata al destinatario.

Per compilare e spedire una fattura elettronica ci si deve munire di diversi strumenti.

Che documenti e credenziali servono per essere pronti?

Per inviare una fattura elettronica

Per prima cosa si deve avere la possibilità di compilare un documento in formato XML, per fare questo ci si può affidare a un canale accreditato Web Service di terze parti ovvero un programma per fattura elettronica (come Debitoor) o si possono utilizzare i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate.

Per i servizi dei canali accreditati Web Service come Debitoor, non serviranno codici o credenziali particolari perchè il programma si interfaccia con il SdI in maniera autonoma. Invece per i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate, servono delle credenziali specifiche per accedere e verificare in maniera molto sicura l’utente che accede.

Per avere un livello di sicurezza elevato dell’accesso al servizio gratuito sono necessarie misure che purtroppo rendono l’accesso iniziale un po’ più lungo. Ci sono 3 modi per entrare in possesso dei codici per accedere ai servizi gratuiti:

• Utilizzare come codice di accesso il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale. Per sapere come entrarne in possesso e avere altre informazioni a riguardo guarda su SPID
• Utilizzare la Carta Nazionale dei Servizi, che consiste nel tesserino sanitario abilitato con PIN. Per sapere come entrarne in possesso e avere altre informazioni a riguardo guarda su CNS
• Utilizzare le credenziali Fisconline o Entratel, due servizi che ti permettono di eseguire operazioni fiscali comodamente da casa. Per sapere come entrarne in possesso e avere altre informazioni a riguardo guarda su Fisconline e Entratel

Per ricevere una fattura elettronica

Per ricevere la fattura elettronica ci sono vari modi. Prima di tutto c’è il codice destinatario che è il codice che identifica il destinatario di una fattura elettronica perchè il sistema di Interscambio la possa recapitare. Questo va inserito nel campo apposito in fase di compilazione.

La PEC invece è l’indirizzo di posta elettronica certificata che molti titolari di partita IVA posseggono per ricevere raccomandate o notizie importanti. Quando si compila la fatturazione elettronica basta inserire nel campo apposito l’indirizzo PEC e il documento XML arriverà come allegato alla mail della fattura elettronica.

Quando la fattura elettronica viene inviata a un privato che non possiede PEC, partita IVA o codice destinatario, il Sistema di Interscambio utilizzerà il codice fiscale per identificare dove inviare la fattura.

A parte il caso della PEC, la fattura elettronica arriverà nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi o in un altro canale accreditato Web Service. Per accedere a Fatture e Corrispettivi sarà necessario utilizzare i 3 codici di accesso di cui parlavamo prima.

Per impostare un canale telematico diverso da Fatture e Corrispettivi si deve specificare quale indirizzo telematico prevalente si sceglie. I SdI invierà automaticamente le fatture a quell’indirizzo anche se il codice destinatario dice altrimenti, ricollegandosi alla partita IVA o al codice fiscale.

Fatture PA

Nel caso delle fatture PA, ovvero B2G, c’è l’obbligo di firmare digitalmente le fatture elettroniche inviate. Questo necessita l’utilizzo della firma elettronica qualificata, potete leggere l'articolo di dizionario per avere maggiori informazioni su come ottenerla e come si utilizza.

La firma digitale non è obbligatoria per le fatture B2B o B2C, ma può comunque essere apposta facoltativamente. Attenzione che se si firma una fattura elettronica anche se non richiesto, poi il SdI controllerà la firma e accetterà la fattura solo se la firma è stata apposta correttamente anche se non è necessaria.