Come decidere se mantenere i processi interni o fare outsourcing

Stai costruendo la tua impresa? Ebbene, ci saranno tante decisioni importanti che dovrai prendere. Queste decisioni porranno le basi per il tuo futuro ed il futuro della tua azienda.

In quanto imprenditore, prendere decisioni importanti fa parte del tuo ruolo di leader e decision maker. Noi di Debitoor, programma di fatturazione, abbiamo deciso di scrivere questo articolo per aiutarti nel processo.

Questa guida ti condurrà attraverso i ragionamenti necessari per prendere la tua decisione riguardo la domanda: è meglio sviluppare i processi internamente o esternalizzarli?

Ovviamente non c’è un giusto o sbagliato, entrambi le strade sono possibili e valide a seconda della situazione in cui ti trovi.

I processi di produzione, internalizzare o fare outsourcing?

La produzione può essere vista come un insieme di tanti processi che, uno per uno, aggiungono valore al prodotto finale.

Andiamo a vedere in che modo e cosa significa mantenere la produzione interna.

Processi di produzione interna

Mantenere interni i processi di produzione ha molti vantaggi:

• Apprendimento, per prima cosa mantenendo i processi interni avrai un flusso di conoscenze ed apprendimenti continui su come migliorare ed ottimizzare il processo di produzione e quindi il prodotto.
• Controllo, mantenendo i processi interni riuscirai a controllare la qualità e lo svolgimento di tutti i processi. In questo modo sarai sempre in grado di individuare i problemi e le soluzioni ottimali per creare il prodotto migliore.
• Protezione, quando tutti i processi di produzione vengono svolti internamente, è virtualmente impossibile che vengano rivelati i segreti di produzione che rendono il tuo prodotto tanto speciale.

Allo stesso tempo ci sono degli svantaggi nel mantenere i processi di produzione interni, come:

• Investimento, per acquistare i macchinari e lo spazio per i processi di produzione servono grandi quantità di capitale che molte imprese o imprenditori non riescono a raccogliere o non vogliono investire. Un grande investimento di questo tipo significa impegnarsi su questa produzione sul lungo termine per arrivare a fare break even con l’investimento.
• Costo medio, il costo medio del prodotto è quello che determina il costo di produzione ed è quel fattore che si vuole abbassare per aumentare i profitti. Mantenendo la produzione interna farai fatica ad avere grandi volumi e a sviluppare quindi economie di scala e abbassare i costi.
• Velocità di produzione, per produrre i primi prodotti serve tanto tempo perché l’impianto di produzione, i macchinari ed il personale devono essere organizzati ed impostati correttamente.

Per ovviare al problema degli investimenti, le aziende di solito affittano i macchinari di produzione o li prendono in leasing. Questa decisione ti permette di vedere come procede la produzione e ti permette di prendere decisioni, per esempio cambiare o acquistare le macchine.

Dopo la prima fase iniziale, l’impresa si ritroverà con più liquidità e potrà permettersi di investire nell’acquisto dei macchinari e dell'impianto di produzione.

In pratica questa scelta ti permette di avere più flessibilità decisionale e di testare la produzione prima di legarti ad un processo o prodotto definitivo.

Processi di produzione esterna

La seconda possibilità per i processi di produzione è quella di esternalizzare i processi ed affidarli interamente o parzialmente ad una azienda esterna.

Questo processo di esternalizzazione viene chiamato outsourcing, che in inglese significa “procurare dall’esterno”, ed è molto utilizzato grazie ai suoi aspetti positivi:

• Economie di scala, dato che l’azienda a cui ci si affida si specializza in questi processi, questa avrà i volumi e gli investimenti necessari per sviluppare economie di scala. In questo modo si avranno prodotti a basso prezzo e con efficienza.
• Flessibilità, il contratto con un‘azienda esterna è solitamente di breve termine e permette di cambiare fornitore, processo produttivo o prodotto se lo si ritiene necessario.
• Liquidità, non dovendo investire in macchinari e personale, potrai avviare la tua attività anche con una scarsa liquidità iniziale.
• Qualità, spesso la qualità dei processi di queste aziende è molto alta dato che sono aziende specializzate che hanno raffinato i processi in anni di apprendimento. Per una produzione interna che raggiunge gli stessi livelli di qualità servono anni di perfezionamento.
• Velocità, infatti le aziende che producono questi prodotti possono da un giorno all’altro produrre migliaia di prodotti pronti per essere venduti.

I lati negativi dell’outsourcing rispecchiano i lati positivi della produzione interna in quanto sono diametralmente opposti:

• Perdita di controllo, quando i processi produttivi sono svolti da una compagnia esterna si perde il controllo sulla qualità e sui dettagli della produzione, si passa effettivamente tutto il controllo all’azienda.
• Possibilità di essere copiati, l’azienda che produce per te produce anche per altre compagnie, imprese o imprenditori. Questo significa che se sei il migliore a vendere questi prodotti, le altre compagnie possono individuarti e copiarti o altri imprenditori possono ordinare gli stessi prodotti dall’azienda produttrice.
• Mancanza di apprendimento, la curva di apprendimento sviluppata con l’esperienza di tutti i processi di produzione non sarà relativa all’apprendimento della tua impresa ma all'apprendimento della compagnia produttrice.

Outsourcing di servizi

Il discorso si ripete per l’esternalizzazione dei servizi, bisogna decidere quali servizi dare in mano ad un'azienda esterna e quali servizi sviluppare internamente.

I pro dell’esternalizzazione di un servizio sono simili a quelli elencati in precedenza ma maggior importanza data all’esperienza e alla conoscenza dei processi:

• Esperienza, l’azienda esterna porta esperienza ed un personale specializzato per il servizio.
• Flessibilità, con un’azienda esterna si può aumentare o diminuire la “quantità” di servizio in base alle necessità di ogni periodo o utilizzare il servizio solo sporadicamente.
• Liquidità, non dovendo investire in personale o utensili specifici per il servizio (software, formazione, hardware), l’investimento iniziale sarà minimo.
• Velocità, in un mondo sempre più interconnesso ed in cui i clienti si aspettano sempre di più, affidandoti ad un servizio esterno puoi iniziare ad essere operativo quasi immediatamente.

Outsourcing di servizi specifici

Alcuni servizi specifici vengono sempre affidati ad azienda esterne dalle piccole imprese e micro imprese perché riguardano pratiche tecniche di cui l’azienda ha bisogno solo ogni tanto. Questi servizi sono:

• Commercialista e contabile
• Avvocato
• Servizi tecnici informatici

Altri servizi come il marketing, la SEO e le consulenze specifiche non vengono propriamente esternalizzate ma vengono sviluppati in collaborazione tra gli impiegati della compagnia ed una figura professionale esterna o un’azienda esterna.

In questo modo il servizio verrà portato avanti principalmente dai tuoi impiegati, ma avranno accesso al supporto degli esperti del settore che li indirizzeranno e gli prepareranno un piano di azione strategico.

Riassunto finale, come decidere se fare outsourcing o no

Per fare chiarezza e concludere la guida, andiamo ad analizzare le soluzioni più comuni alla domanda “scelgo l’outsourcing o l’internalizzazione?”.

Solitamente la scelta finale è una via di mezzo tra le due.

Se non ci si specializza nella produzione del prodotto ma sulla rivendita e sui servizi legati al prodotto, si sceglierà di fare outsourcing per la produzione del prodotto.

In questo modo non ci si deve preoccupare degli investimenti legati alla produzione ma ci si può concentrare sulla distribuzione, sul marketing e sull’assistenza clienti che danno all’azienda il vantaggio competitivo e alzano i margini di ricavo.

Se invece l’impresa si specializza nella produzione del prodotto, gli altri servizi corollari non sono altrettanto importanti e spesso li si affida ad una azienda esterna (outsourcing).

In generale quando una startup deve iniziare la sua attività dovrà calcolare se ha abbastanza liquidità per sviluppare i servizi ed i processi internamente. In caso contrario si troverà costretta a fare outsourcing.

Si consiglia sempre di sviluppare qualche servizio o processo internamente, preferibilmente quelli che creano il maggior valore per il consumatore finale e sono potenzialmente i più importanti per l’impresa.