Hai già sentito parlare dei termini ‘fattura proforma’ e ‘bozza di fattura’ ma non sei sicuro del loro significato? Non preoccuparti, questi due tipi di fattura possono creare confusione. In questo articolo ti spiegherò cosa sono le fatture proforma e le bozze, come vengono utilizzate, come si differenziano tra di loro e infine come crearle.
Cos'è una fattura proforma?
Una fattura proforma è un documento non fiscale inviato a un cliente prima che tutti i dettagli della vendita siano stati finalizzati. Riporterà la dicitura ‘fattura proforma’ sul documento per differenziarlo da una fattura completa, tuttavia avranno lo stesso formato.
Verrà inviata una fattura proforma al cliente invece di una fattura completa nel caso in cui il cliente dimostri un impegno per l'acquisto, ma i dettagli finali non siano ancora stati confermati.
NB: la fattura proforma è diversa da un preventivo in quanto viene emesso un preventivo quando il cliente ha inviato una richiesta, ma non si è ancora impegnato in un acquisto.
Cos'è una bozza di fattura?
Una bozza di fattura è esattamente come suona, una bozza. Si tratta di un modello di fattura che viene salvato per consentirti di apportare modifiche future o convertirlo in una fattura proforma o completa da inviare al cliente.
Una bozza di fattura non è un documento ufficiale, perciò solitamente non viene inviato a un cliente. Ad esempio, una bozza di fattura si crea se un cliente si è impegnato in una vendita, tuttavia, mancano delle specifiche, come il numero di prodotti acquistati.
Qual è la differenza tra una fattura proforma e una bozza di fattura?
Una fattura proforma è un documento che viene emesso a un cliente, mentre una bozza di fattura non può essere inviata a un cliente. Una fattura proforma è un documento reale, mentre una bozza di fattura è una bozza preliminare della vendita che serve a te per la gestione della tua attività.
Puoi pensare a una bozza di fattura come a una vendita "in corso", mentre una fattura proforma è una vendita "in attesa di essere finalizzata". Questi documenti vengono solitamente creati in diverse fasi del processo di vendita.
Esempi di quando inviare fatture proforma o bozze
Ecco alcuni esempi di quando emettere una fattura proforma e quando creare una bozza di fattura.
Esempio 1 - fattura proforma
Mario chiama una pasticceria per acquistare una torta di compleanno per suo figlio. Dice al pasticcere che vorrebbe una foto di Spider-Man sulla torta, ma dovrà trovare l'immagine giusta e inviargliela.
In questo caso il pasticcere emette una fattura proforma per la torta dato che:
- il cliente ha dimostrato interesse nell’acquisto
- il costo potrebbe differire leggermente a seconda della foto sulla torta
Esempio 2 - bozza di fattura
Francesca gestisce una società di costruzioni. Uno dei suoi clienti abituali, Giorgio, la chiama per assicurarsi che abbia disponibilità la prossima settimana per portare a termine un lavoro. Francesca conferma che è disponibile e Giorgio la richiamerà con le specifiche.
Dato che Giorgio è un cliente abituale, Francesca conosce già il tipo di lavoro che verrà svolto, quindi inizia a creare una bozza di fattura in modo da poterla inviare più velocemente a Giorgio quando richiamerà per confermare i dettagli.
Crea fatture proforma e bozze di fatture con un software di fatturazione
L'uso di software di fatturazione può aiutarti con tutte le tue esigenze di fatturazione. Con Debitoor puoi creare fatture proforma, bozze di fatture, fatture complete, preventivi e report contabili.
In pochi clic, puoi creare una fattura personalizzata e professionale, inviarla al tuo cliente e farla pagare velocemente tramite diversi metodi di pagamento.
Le fatture complete e le fatture proforma richiedono informazioni specifiche come i dati della tua azienda, i dettagli del cliente, la data della fattura, i prodotti o servizi venduti, la quantità e il prezzo, l'eventuale IVA (se applicabile), la data di scadenza, i termini di pagamento (se applicabile) e i totali.
Con un programma di fatturazione come Debitoor, puoi salvare le informazioni sul prodotto e sul cliente in modo da poter selezionare rapidamente le informazioni durante la creazione di un documento. Puoi anche inserire i dettagli della tua attività e personalizzare i tuoi documenti per renderli unici per la tua impresa. Debitoor si assicurerà che tutte le informazioni richieste siano presenti nel documento.
Di seguito è riportato un fac simile di una fattura proforma creata con il software di fatturazione Debitoor:
Con Debitoor puoi inviare la fattura proforma al cliente e, una volta confermata la vendita, emettere una fattura completa da saldare.
Puoi anche creare facilmente una bozza di fattura da completare in un secondo momento. Tutto quello che devi fare è creare una nuova fattura, inserire le informazioni di cui disponi attualmente, quindi fare clic su "Salva". Questo salverà la bozza di fattura sul tuo profilo, ma non verrà inviata al cliente.
Successivamente potrai modificare le informazioni e convertire la bozza in una fattura proforma o in una fattura completa da inviare al tuo cliente.
Se desideri creare una fattura proforma o bozza, approfitta della prova gratuita di 7 giorni su Debitoor.
