L'introduzione della fattura elettronica le regole e le modalità di fatture attive e passive cambiano e viene introdotta un'archiviazione che ne garantisca l'integrità e la validità legale dei documenti conservati.
Questa speciale procedura di archiviazione si chiama conservazione sostitutiva ed è obbligatoria per legge per 10 anni.
Come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e come si connette alla gestione della tua attività con un programma per fattura elettronica come Debitoor?
Cosa NON è la conservazione sostitutiva?
Prima di scendere nel dettaglio è bene rispondere prima di tutto a una domanda ricorrente:
Per fare la conservazione sostitutiva basta conservare una copia delle fatture nel programma di fatturazione oppure in una cartella su Drive, DropBox o sul mio computer?
La risposta è NO. Questa procedura poteva bastare prima dell'obbligo di fattura elettronica ma è considerata valida secondo le leggi di fatturazione elettronica. Perchè?
Questa procedura risulta troppo semplice e manca degli elementi essenziali per assicurare che le fatture elettroniche abbiano valore fiscale nel tempo, si possa identificare univocamente l'emittente e i dati inseriti in fattura non vengano modificati nel tempo.
In cosa consiste la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva prevede che le fatture elettroniche vengano raggruppati in dei pacchetti (o lotti di conservazione) a cui viene apposta una firma digitale e una marca temporale che indica l'ora e la data in cui le fatture sono state messe in conservazione.
In questo modo vengono dunque garantite nel tempo l'integrità e l'autenticità dei documenti (poichè una volta poste nel lotto di conservazione le fatture non possono essere più modificate e si conservano nella loro copia originale), la leggibilità (poichè può essere sempre consultata), l'affidabilità e la reperibilità (poichè può essere recuperato e esibito in caso di controlli).
Importante: Ricorda che i file conservati sono quelli in XML, poichè è l'unico formato della fattura elettronica valido ai fini fiscali.
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche con Debitoor
Su Debitoor consigliamo ai nostri utenti di usare il servizio gratuito per la conservazione sostitutiva per 15 anni che l'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione per aiutare i contribuenti che sono tenuti ad assolvere questo obbligo.
Il servizio funziona in modo tale che tutte le fatture che transitano attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) vengano automaticamente portate in conservazione sostitutiva a partire dalla data in cui aderisci al servizio.
Devi caricare manualmente le fatture precedenti alla data di adesione.
Il servizio deve essere rinnovato ogni 3 anni.
Dal punto di vista pratico, accedendo alla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, devi aderire al servzio di conservazione sostitutiva.
Come aderire al servizio di conservazione sostitutiva dell'Agenzia delle Entrate?
Se hai già aderito al servizio di conservazione in precedenza, devi semplicemente aggiornare l'accordo di servizio, cliccando sul relativo messaggio che ti appare non appena effettui l'accesso a questa sezione dopo il 1 luglio 2018.
Per aderire al servizio di conservazione sostitutiva devi:
- Collegarti alla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate usando una di queste credeziali: codice fiscale o codice Entratel, SPID o Carta Nazionale dei Servizi (CNS)
- Andare alla sezione Fatturazione e poi andare alla sezione Fatturazione elettronica
- Cliccare sulla sezione Accedi alla sezione Conservazione
- Cliccare sulla sezione Aderisci al servizio di conservazione, accetta i diversi termini di conservazione spuntando entrambe le caselle e cliccando su Invia
