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Fatturazione elettronica: come funziona

Il 2019 ha segnato l'entrata in vigore della fatturazione elettronica verso privati (ovvero per le transazioni B2B e B2C), già anticipata dalla fatturazione elettronica PA vigente dal 2014.

Gestire la fatturazione elettronica con il programma di fatturazione Debitoor

Gestire questo obbligo con un programma per fattura elettronica diventa più facile e conveniente.

Ritorniamo alla domanda iniziale: come funziona la fatturazione elettronica?

Abbiamo organizzato l'articolo in diverse sezioni:

  • Fatturazione elettronica: come funziona la compilazione della fattura
  • Fatturazione elettronica: come funziona l'invio della fattura all'Agenzia delle Entrate
  • Fatturazione elettronica: come funzionano i controlli dell'Agenzia delle Entrate
  • Fatturazione elettronica: come funziona la consegna della fattura
  • Fatturazione elettronica: come funziona per le fatture dei fornitori
  • Fatturazione elettronica: come funziona da cellulare e tablet
  • Fatturazione elettronica: come funziona la conservazione sostitutiva

Fatturazione elettronica: come funziona la compilazione della fattura

La compilazione della fattura elettronica non differisce sostanzialmente dal caso di una fattura cartacea o in pdf.

Le più grandi differenze interessano:

  • la necessità di inserire un indirizzo telematico ovvero un codice destinatario (ovvero un codice di 6 o 7 caratteri che identifica una piattaforma di ricezione di fatture elettroniche) oppure un indirizzo PEC (un indirizzo di posta certificata su cui il cliente indica di voler ricevere le fatture elettroniche) che indichi all'Agenzia delle Entrate dove consegnare la fattura elettronica.

Compilare fattura elettronica con il codice destinatario o indirizzo PEC con il programma di fattuazione Debitoor

L'Agenzia delle Entrate usa il codice fiscale per identificare il destinatario della fattura.

Se il tuo cliente, non ti ha fornito un codice destinatario o indirizzo PEC puoi inserire "0000000" (7 zeri) nel campo del codice destinatario.

  • il formato XML della fattura che garantisce che una volta che l'Agenzia delle Entrate accetta il documento questo non può essere modificato. Se usi un programma di fatturazione come Debitoor non devi preoccuparti di produrre questo documento poichè quando finalizzi la fattura, questa viene generata sia in XML che in pdf.
  • la nuova modalità di invio delle fatture. Di questo aspetto parleremo in maniera più approfondita nel prossimo paragrafo. Il cambiamento più radicale riguarda il nuovo ruolo del Sistema di Interscambio, SdI che non solo riceve e controlla le fatture elettroniche ma si occupa anche di consegnarle al destinatario quando queste superano i controlli.

Inoltre, nella compilazione di una fattura elettronica è importante ricordare che:

  • una fattura PA include delle altre informazioni specifiche: precisamente CIG (Codice Identificativo Gara) e/o CUP (Codice Unico Progetto), i documenti di riferimento e specificare il tipo di esigibilità IVA.

Compilare la fattura elettronica PA con il programma di fatturazione Debitoor

I codici CIG e o CUP vengono forniti dalla PA e, nel caso in cui uno di questi non fosse applicabile, è necessario inserire uno zero nell'apposito campo. Uno dei valori deve essere sempre validato.

I documenti di riferimento sono dei documenti correllati alla fattura: possono essere ad esempio un ordine, un contratto, una convenzione, una ricezione e/o un DDT. Per ognuno dei documenti di riferimento devi indicare data e il numero del documento.

Quando si parla di l'esigibilità IVA, ci si riferisce al momento a partire da cui si ha l'obbligo di pagare l'IVA relativa alla transazione. Normalmente nelle fatture PA l'esigibilità IVA segue il meccanismo dello split payment che prevede che l'IVA non venga pagata dal cliente al fornitore per poi essere da questi versata all'Erario ma che non venga addebitata in fattura e pagata direttamente all'Erario dal cliente.

  • in fattura elettronica verso clienti esteri deve essere inserito il codice XXXXXXX (sette volte X) nel campo del codice destinatario per clienti residenti in Paesi dell'Unione Europea e il codice "OO99999999999" per i clienti di Paesi fuori dall'Unione Europea.

Compilare una fattura elettronica estero con il programma di fatturazione Debitoor

La fattura elettronica in XML deve essere inviata al SdI e serve per certificare la transazione avvenuta verso il cliente estero. Dopo aver effettuato questa operazione, non è necessario presentare l'esterometro poichè i dati relativi alle vendite sono già noti all'Agenzia delle Entrate.

Per i clienti esteri, rimane l'obbligo di inviare la fattura in pdf o cartacea poichè questi soggetti non sono tenuti a dotarsi di uno strumento per ricevere le fatture elettroniche in XML.

Fatturazione elettronica: come funziona l'invio della fattura all'Agenzia delle Entrate

Una volta creata la fattura in XML, devi inviarla al Sistema di Interscambio, SdI dell'Agenzia delle Entrate perchè venga controllata, accettata e consegnata al cliente (dunque regolarmente emessa dal punto di vista fiscale).

Hai diverse modalità per inviare una fattura elettronica al SdI, ad esempio tramite PEC o tramite un programma di fatturazione come Debitoor.

Se scegli l'opzione di procedere all'invio tramite un programma di fatturazione come Debitoor, è necessario che conferisca una delega per autorizzare il programma a inviare fatture al SdI a tuo nome.

Questo significa che l'invio avviene attraverso il canale di Debitoor e il codice univoco della piattaforma e che le informazioni relative all'esito dei controlli inviate dall'Agenzia delle Entrate saranno visibili sul tuo conto.

Fatturazione elettronica: come funzionano i controlli dell'Agenzia delle Entrate

Quando la fattura elettronica viene inviata al SdI, vengono effettuati alcuni controlli formali. Nello specifico viene controllato che:

  • siano state inserite tutte le informazioni necessarie perchè una fattura venga considerata valida ai fini fiscali
  • la partita IVA e/o il codice fiscale di emittente (tu) e ricevente (il tuo cliente) siano corretti
  • sia presente un indirizzo telematico a cui recapitare la fattura. Ti ricordo che nel caso in cui il tuo cliente non ti abbia fornito un codice destinatario o indirizzo PEC ove recapitare la fattura, devi inserire "0000000" (7 zeri) nel campo del codice destinatario.
  • gli importi dei prezzi, IVA e totali siano stati calcolati correttamente

Al termine dei controlli possono esserci due scenari:

  • la fattura viene scartata dal SdI. In questo caso la fattura si considera non emessa dal punto di vista fiscale.

Dunque non è necessario emettere una nota di credito per annullare la fattura o creare la fattura daccapo. Devi semplicemente correggere gli errori riportati dai controlli del SdI e inviare nuovamente il documento al SdI.

  • la fattura viene accettata dal SdI. Quando il SdI ritiene che la tua fattura abbia i requisiti formali previsti, provvede a consegnarla al cliente. Le modalità di consegna sono spiegate in dettaglio nel paragrafo seguente.

Fatturazione elettronica: come funziona la consegna della fattura

Una volta che la fattura elettronica supera i controlli, il SdI tenta di consegnare la fattura all'indirizzo telematico da te indicato in fattura.

Dunque la tua fattura segue un iter come quello mostrato nella figura sotto: da te viene inviata al SdI dell'Agenzia delle Entrate e dal SdI inoltrata poi al destinatario.

Inviare la fattura elettronica al SdI dell'Agenzia delle Entrate dal programma di fatturazione Debitoor

Nel caso in cui la fattura non possa essere consegnata, il SdI provvede a inviarti un messaggio di impossibilità di consegna che ti viene mostrata sul tuo conto di Debitoor come "⚠️Accettata" nel caso in cui usi l'integrazione per inviare le fatture elettoniche al SdI.

Il caso di impossibilità di consegna può verificarsi se:

  • il canale identificato dal codice destinatario non è attivo oppure la casella della posta PEC è piena.

  • hai inserito "0000000" (sette zeri) nel campo del codice destinatario. Questa operazione equivale a non indicare alcun indirizzo telematico per il tuo cliente.

In questi casi, devi avvertire il tuo cliente che la consegna non è avvenuta con successo e poi inviare una copia della fattura in formato pdf o cartaceo.

La copia originale della fattura in XML viene messa a disposizione nel cassetto fiscale del tuo cliente.

Fatturazione elettronica: come funziona per le fatture dei fornitori

Il flusso di ricezione delle fatture elettroniche dei fornitori funziona in modo analogo a quello delle fatture in uscita. L'unica differenza è che guardi la procedura dall'altro lato.

Puoi guardare l'immagine sotto (iniziando da destra) per comprendere meglio la procedura.

Ricevi le fatture elettroniche dei fornitori sul tuo conto con il programma di fatturazione Debitoor

Il processo si articola in diversi passi:

  • il tuo fornitore invia la fattura elettronica in XML al SdI
  • il SdI effettua i controlli sulla fattura del tuo fornitore a te destinata
  • una volta superati i controlli, il SdI prova a consegnarti la fattura

DOMANDA: Cosa succede se il tuo fornitore inserisce l'indirizzo PEC o il codice destinatario errato?

RISPOSTA: La fattura elettronica non ti viene recapitata all'indirizzo desiderato.

DOMANDA: Esiste un modo per farti recapitare le fatture elettroniche sempre all'indirizzo desiderato indipendentemente dall'indirizzo telematico indicato dal tuo fornitore in fattura?

RISPOSTA: Si, basta registrare l'indirizzo PEC o codice destinatario a cui vuoi ricevere tutte le fatture come indirizzo telematico prevalente sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.

In ogni caso, questa accortezza non evita il caso di impossibilità di consegna relativo alla saturazione della posta PEC o il mancato funzionamento del canale di ricezione connesso a un codice destinatario.

Fatturazione elettronica: come funziona da cellulare e tablet

La gestione della fatturazione elettronica non si ferma certo al computer. Esistono diversi strumenti che ti permettono di inviare e ricevere fatture elettroniche anche quando sei in giro.

Le procedure di invio e ricezione sono le stesse, quello che cambia sono i passi da seguire e/o i dispositivi.

Se ad esempio usi Debitoor dalla app per iOS o la app per Android, puoi inviare fatture elettroniche al SdI senza problemi.

Prima di poter procedere con l'invio devi:

  • finalizzare la fattura (le fatture pro forma, infatti, non hanno alcun valore fiscale)
  • aver conferito la delega a Debitoor per inviare e ricevere le fatture tramite il SdI per te. Se hai già conferito la delega dal computer, non devi rifarlo da cellulare o tablet.

Gestire la fatturazione elettronica da cellulare con la app del programma di fatturazione Debitoor

Nel caso in cui sia in dubbio su come creare una fattura elettronica da un dispositivo mobile, puoi sempre consultare la guida sulla fatturazione dalla app.

Fatturazione elettronica: come funziona la conservazione sostitutiva

Con l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica, la conservazione sostitutiva diventa un passo fondamentale per la conservazione a norma di legge dei documenti emessi e ricevuti.

In termini semplici, la conservazione sostitutiva consiste nella creazione di dei pacchetti di fatture elettroniche emesse e ricevute per un determinato periodo di tempo, che vengono sigillati con una firma elettronica qualificata.

Come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche con il programma di fatturazione elettronica Debitoor

Una conservazione dei documenti di questo tipo garantisce che le informazioni delle fatture non possano essere cambiate in un secondo momento e che mantengano dunque il valore fiscale immutato.

Esistono diverse terze parti che offrono un servizio di conservazione sostitutiva. Anche l'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio di conservazione sostitutiva a cui puoi registrarti dal portale Fatture e Corrispettivi per salvare a norma di legge tutti i documenti che transitano per il SdI.

Programma di fatturazione e contabilità per PMI e autonomi Debitoor by SumUp