In passato, racconta Olga, ha lavorato per una società che aveva a che fare con molti freelancer. La maggior parte di questi erano voice coach che curavano i clienti dell' azienda e alcuni specialisti di comunicazione.
Nonostante l'azienda non fosse una scuola di lingua in senso stretto si è trovata più volte a lavorare come freelancer, come capita spesso alle scuole di lingua. Le ragioni sono le più disparate e vanno dalla richiesta di lingue nuove o esotiche, alla mancanza di manodopera, all'aumento di istruzione.
È allora che ha imparato a fare i conti, a scrivere fatture ed ha scoperto alcuni trucchi del mestiere.
1. Cerca un modello
Prima di scrivere il conto per il tuo nuovo cliente, chiedi se esiste già un modello di fattura. Inserire dati rilativi alle due parti e alla somma dovuta potrebbe non essere sufficiente poichè spesso molte altre informazioni importanti sono necessarie in base alla fattura che emetti.
Ti conviene definire con il cliente quali elementi debbano essere inclusi nella fattura.
2. Crea una fattura campione
Puoi sempre utilizzare la stessa fattura e cambiare i dati che devono essere aggiornati come data o importo. È una buona idea avere una fattura campione per ogni cliente evidenziando o inserendo delle xxx nei campi dei dati che variano. In questo modo potrai usare lo stesso schema di base, adattandolo alle diverse esigenze di fatturazione.
Anche con istruttori di esperienza è possibile riscontrare degli errori derivanti dal "copia e incolla" di calcoli precedenti. Ovviamente è possibile correggere le imprecisioni, ma questo richiede ulteriore tempo e fatica.
3. Attribuisci nomi rilevanti ai tuoi conti
Ci sono molti modi per indicare i conti: con il nome del cliente (una buona opzione) o tipo di corso (anche meglio!). Tante volte, però, vengono dati nomi che sembrano una successione di lettere e numeri senza senso, il che non è molto pratico ed efficiente.
È facile per chi li ha creati, riuscire ad orientarsi tra i propri conti ma non è lo stesso per il tuo commercialista che riceve moltissime fatture al mese. Anche se le mantiene meticolosamente ordinate e le archivia in diverse cartelle, risulterà comunque difficile riuscire a trovare velocemente un documento senza un chiaro riferimento.
L'autore
Olga lavora come coordinatrice del marketing in elastic.io, la piattaforma di integrazione Service partner di Debitoor.
Ha lavorato per 3 anni in una società di consulenza di comunicazione internazionale. Inizialmente si è occupata di marketing, poi è passata a funzioni contabili e amministrative.
Olga è russa, vive in Germania dal 2007 e ha la passione per le lingue. I suoi interessi sono molti vari: dalla tecnologia alla psicologia, la progettazione grafica e la programmazione.
