La gestione di un'attività richiede un grande dispendio di tempo ed energie combinato con un continuo controllo delle operazioni.
Il Business Plan così come i piani strategici di breve e lungo periodo sono importanti per avere una visione dello stato delle risorse e il raggiungimento dei traguardi.
Il confronto dei dati reali con quelli previsti è l'ultimo passo e il primo per l'analisi di entrate/uscite e riprogettazione dei processi.
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Programmazione e controllo in 3 passi
Le operazioni di pianificazione e controllo dei costi si articolano in 3 fasi:
- Budget che include gli scopi che l'azienda si propone e la linea di azione da seguire
- Pianificazione che quantifica le risorse da impiegare e i guadagni da maturare perchè l'attività sia in equilibrio
- Bilancio di previsione che è il documento che include tutti i risultati e le considerazione dei 2 passi precedenti
Fai le considerazioni a conti fatti
Un altro passo importante è costituito dall'analisi o post mortem dei risultati realizzati in concreto.
In questa fase, devi guardare da vicino i dati reali rispetto a quelli pianificati e analizzare le deviazioni.
L'ultimo passo è quello dell'azione in cui devi effettuare dei cambiamenti volti a ridurre le differenze e a migliorare la prestazione.
Fai una verifica generale per un'accurata diagnosi
Quando analizzi i dati, è importante esaminarli con sguardo critico.
Non considerare le diverse sezioni come blocchi separati ma vedi le reciproche influenze.
Può essere che dei valori siano non soddisfacenti a causa di altri che sono squilibrati per determinate ragioni.
Allo stesso modo, risultati positivi possono essere ulteriormente ottimizzati e migliorati.
Interpreta gli scostamenti
Non esiste un'analisi che sia valida per tutte le aziende e in tutti i campi ma ogni caso deve essere approfondito singolarmente e facendo riferimento alle condizioni specifiche.
Ricorda sempre che il budget si riferisce alle previsioni che considerano un periodo normale senza eventi eccezionali (che sono molte volte cause di incongruenze e aumenti delle spese).
Le cause di uno o più scostamenti possono essere le più varie e possono dipendere da uno o molteplici fattori.
Inoltre, è importante che stabilisca una certa soglia di tollerabilità entro la quale i valori possono oscillare ma, se questa viene superata, devi prendere subito dei provvedimenti per far rientrare l'anomalia.
