Se ti stai chiedendo perchè ci sia un articolo su come scrivere le fatture in modo chiaro ti rispondiamo subito: perchè vengano capite e non ci siano malintesi.
Se il fine stesso della fattura è quello di essere pagati è importante che il tuo cliente riesca a interpretare senza problemi questo documento e che proceda al saldo.
Perchè scrivere le fatture in modo chiaro?
Prima di tutto è opportuno precisare che parliamo di scrivere in modo chiaro e senza termini oscuri non di scrivere bene.
Quello che interessa è spiegare bene il contenuto del documento quando emetti una fattura.
Non devi scrivere una fattura che sia per stile e linguaggio degna del Premio Nobel per la Letteratura ma farlo in modo semplice e pratico in modo che non lasci dubbi.
Il pagamento della fattura è la posta in gioco e al raggiungimento di questo devi mirare.
6 consigli per scrivere le tue fatture in modo chiaro
Chiunque inizi a scrivere un documento e voglia farlo in modo professionale dovrebbe tenere presente le 6 regole di scrittura riportate da Orwell nel saggio Politica e lingua inglese.
Un'altra risorsa interessante a cui ispirarsi è la guida allo stile di The Economist che ricalca le regole di Orwell ampliandole e elaborandole.
Volendo adattare molto liberamente questo materiale alla tua fatturazione possiamo consigliarti di:
- pensare bene a quello che vuoi dire prima di formularlo. Uno buono schema mentale è il presupposto fondamentale per una scrittura chiara. Se sai di cosa vuoi parlare ti sarà più facile spiegarlo.
- metterti nei panni del tuo cliente che non sa quello che passa nella tua testa. Scrivi ogni frase in modo completo includendo tutti i dettagli rilevanti perchè possano comprendere tutto.
- evitare giri di parole. Preferisci parole corte a uno o più parole lunghe a patto che il senso non cambi
- non usare parole tecniche o abbreviazioni. I termini che usi ogni giorno nel tuo lavoro non sono altrettanto familiari per i tuoi clienti. Per questo usa dei termini semplici che possano essere recepiti.
- cura la forma. Abbiamo detto che la tua fattura non deve essere un'opera d'arte ma neppure avere una cattiva struttura ed errori grammaticali lampanti. Queste imprecisioni possono dare un'immagine non professionale.
Ricorda sempre che lo scopo dello scrivere in maniera chiara non è solo quella di capirsi ma anche di ottimizzare la comunicazione con i clienti, riducendo i tempi e migliorando lo scambio di informazioni.
La tua fatturazione con Debitoor
Con Debitoor, il programma di fatturazione e contabilità per PMI e professionisti, puoi ottimizzare i tempi di comunicazione con il tuo cliente.
Quando vuoi creare una fattura non devi iniziare da zero ma puoi usare il modello di fattura predefinito disponibile nel programma.
Inoltre hai due campi per scrivere dei messaggi personalizzati pèer il cliente:
1. le note. Questo campo compare in alto a destra sotto la data di scadenza e i termini di pagamento
2. i termini a piè di pagina. Questo spazio in basso può essere usato per includere informazioni aggiuntive oppure quelle che non entrano nel campo note. Puoi usarlo per elencare i termini di pagamento, del servizio o del contratto oppure riportare dei riferimenti legislativi.
Ora puoi usare i nostri consigli per scrivere in modo chiaro le nostre fatture e farlo in un modo semplice e veloce.
Non è tutto. Con l'obiettivo di migliorare la comunicazione con i tuoi clienti ti offriamo anche un'altra funzione: una chat per scambiare informazioni.
Ogni volta che il tuo cliente ti scrive ti appare una notifica come questa:
Se clicchi su questo messaggio vieni reindirizzato ad una pagina in cui la chat appare come una colonna su cui sono riportati tutti i messaggi:
Come vedi con Debitoor hai tutti gli strumenti non solo per scrivere le tue fatture in modo chiaro ma per tenerti sempre in contatto con i tuoi clienti.
