"Il tempo è denaro" è forse il detto più ripetuto di sempre e pronunciato in uno svariato numero di situazioni.
Quante volte ti è capitato di programmare la data di termine di un progetto e dover estendere la durata della consegna?
Gestire il tempo è un compito difficile ma fondamentale in qualsiasi attività, per questo devi cercare di usare al meglio quello disponibile.
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Partire dai punti deboli per essere efficiente
Il metodo Critical Chain formulato da Eliyahu Goldratt si basa sulla Teoria dei Vincoli (Theory of Constraints o TOC).
La TOC perfeziona i procedimenti partendo dall'identificazione e la diagnosi degli anelli deboli della catena del processo.
Nel caso specifico dei progetti, il ritardo dipende dalla determinazione della data di scadenza e i meccanismi mentali che si innescano al lavoro.
Stabilendo un termine pessimistico che considera la possibilità di imprevisti, i tempi vengono dilatati piuttosto che ottimizzati.
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Ridursi all'ultimo minuto come uno studente sotto esame
Questa tendenza che probabilmente hai sperimentato da ragazzo quando preparavi un esame ritorna anche da grande quando lavori per un progetto.
Allo stesso modo in cui gli studenti aumentano la produttività quando si avvicina la data dell'esame, anche molti lavoratori si concentrano di più in prossimità della scadenza.
Così facendo il tempo extra calcolato viene utilizzato e rischia di non coprire un imprevisto se si verifica.
Dosando bene il tempo e programmando tutte le attività riesci ad arrivare al termine più rilassato e meno stressato.
In tempo, nè prima nè dopo
Un altro processo mentale che guida il modo di operare è l'idea di consegnare alla data prestabilita e non prima.
Finire prima potrebbe significare uno spazio di tempo minore concesso per il prossimo progetto o suggerire fretta o superficialità.
Per questo molte persone preferiscono usare tutto il tempo a disposizione anche se non è necessario.
Fare tutto e niente
Un altro meccanismo che allunga i tempi è il multi-tasking che induce a lavorare su diversi progetti allo stesso tempo.
Nonostante questa strategia sia allettante crea il più delle volte confusione, discontinuità nelle operazioni e allunga i termini.
Sarebbe più opportuno definire le priorità e concentrarsi su un determinato numero di operazioni per volta.
Inverti la rotta partendo dalla fine
Con il metodo Critical Chain cominci a pianificare dalla data di termine del progetto fino all'inizio dei lavori.
L'accento si sposta da "al più presto possibile" a "al più tardi possibile" imponendo un limite di tempo definito e definendo una successione di operazioni.
Inoltre, il processo viene strutturato in modo tale che possa concentrarti solo su un certo numero di compiti per volta.
Costruisci sequenze equilibrate
Perchè le operazioni procedano senza problemi è fondamentale che analizzi i carichi e le risorse coinvolte nei processi.
Devi considerare non solo le relazioni tra le diverse attività ma anche quelle tra le risorse.
In questo modo puoi calibrare le diverse fasi e fare in modo che non ci siano intoppi o rallentamenti.
