Se per le tue fatture usi un modello di fattura di Excel, probabilmente ti risulterà facile riconoscere l'icona del programma ma devi tener presente alcuni limiti.
Abbiamo già parlato in un altro articolo perchè Excel non è la soluzione per la tua fatturazione.
A quelle già elencate ne aggiungiamo un'altra: Excel non ti permette di tenere sotto controllo lo stato delle tue fatture e dei relativi pagamenti.
Inoltre, non aiuta neppure a mantenere in ordine i tuoi documenti.
Tutto registrato con il tuo programma di fatturazione
Un programma di fatturazione come Debitoor ti permette di tenere sempre sotto controllo e in ordine i documenti della tua attività. Nello specifico puoi:
Controllare lo stato delle fatture. Dalla lista dei documenti infatti appare una piccola scritta che indica se il documento è una proforma, non saldato, inviato o pagato (parzialmente o totalmente).
I pagamenti la cui scadenza è stata superata. Per queste fatture la scadenza appare in rosso e sottolineata così che ti balzi agli occhi.
Ricevere una notifica quando la tua fattura viene visualizzata. Quando il tuo cliente vede la fattura ricevi un messaggio nell'applicazione e hai una prova che il documento sia stato ricevuto nel caso in cui il cliente riporti che non sia giunto a destinazione.
Comunicare con il tuo cliente via chat. C'è qualcosa che il cliente vuole chiederti o su cui è in dubbio? Vuoi mantenere il contatto senza rischiare che le relative informazioni vengano perse? Dalla fattura puoi avviare una chat e rispondere nella discussione.
Inoltre ricevi una notifica per ogni nuovo messaggio che ti viene inviato ai tuoi clienti
- Avere sempre una cronologia delle transazioni relative alla fattura. Per ogni fattura viene riportata:
- la data di invio della fattura
- l'indirizzo email a cui viene inviata la fattura
- la data in cui la fattura è stata visualizzata
- la data di eventuali cambiamenti apportati al documento
- la data di invio di un eventuale sollecito se rilevante
- la data di invio di una nota di credito se rilevante
- la data del pagamento o dei pagamenti
- se la fattura è stata archiviata
- se è stata inviata una ricevuta di pagamento dopo il saldo
La cronologia delle fatture su Debitoor
Su Debitoor la cronologia delle fattura appare sotto ogni fattura. Per vedere queste informazioni devi cliccare sul documento e scorrere in basso fino al fondo della pagina.
Inoltre, sempre da questa sezione puoi visualizzare gli eventuali pagamenti ed eliminarli se vuoi correggere la fattura. Se ci sono dei pagamenti abbinati al documento, infatti, non è possibile effettuare modifiche.
Per questo devi procedere a cancellare il pagamento collegato, editare la fattura e eventualmente rieffettuare l'abbinamento.
