Fattura elettronica tra privati è il termine con cui l'Agenzia delle Entrate indica il documento necessario per registrare le vendite in operazioni B2B (ovvero con titolari di partita IVA) e B2C (ovvero verso privati che hanno solo il codice fiscale).
Quali sono i requisiti di queste fatture e quali le differenze? Come compilare una fattura elettronica tra privati con un programma per fattura elettronica come Debitoor? Leggi tutti i dettagli nell'articolo.
In particolare puoi trovare le risposte a queste domande:
- Come cambia la compilazione della fattura?
- Qual è la differenza tra fatture B2B e B2C?
- Come cambia l'invio delle fatture?
- Cosa cambia nella modifica delle fatture?
- Cosa cambia nella ricezione delle fatture?
- Come conservare le fatture elettroniche tra privati?
- Posso emettere fattura elettronica tra privati da cellulare e tablet?
Come cambia la compilazione della fattura?
La prima differenza importante è sicuramente il formato: le fatture elettroniche devono essere in XML, un formato che risulta molto simile a dei codici e che non è così facilmente leggibile come un PDF.
La cosa positiva è che non devi partire da questo documento indecifrabile ma il formato XML è solo il punto di arrivo. Puoi, infatti, compilare la fattura e poi generare il file XML per l'invio.
Nella maggior parte dei casi, e sicuramente in un programma per fattura elettronica come Debitoor, hai sempre la possibilità di visualizzare anche il file pdf per verificare l'esattezza dei dati.
Attenzione: Un altro importante cambiamento riguarda proprio il PDF. La fattura in questo formato non ha alcun valore fiscale e una fattura in questo formato si considera non emessa e comporta tutte le sanzioni previste per la mancata emissione di fattura. La fattura in PDF può essere usata solo come copia di cortesia.
Un nuovo campo introdotto con l'obbligo di fatturazione elettronica è quello dell'indirizzo telematico ovvero l'inserimento del codice destinatario o indirizzo PEC a cui verrà consegnata la fattura elettronica quando supera i controlli del Sistema di Interscambio (SdI).
Devi, quindi, richiedere questa informazione al cliente perchè la fattura gli venga consegnata. Cosa devi fare se il tuo cliente non ti ha fornito un codice destinatario o indirizzo PEC o se il cliente è un consumatore finale? In questo caso devi inserire "0000000" (sette zeri) nel campo del codice destinatario.
Inoltre, devi specificare una serie di informazioni nella fattura elettronica come il tuo regime fiscale o nel caso in cui applichi la ritenuta o la rivalsa (la natura della ritenuta o il tipo di contributo previdenziale e/o ritenuta) così come fornire informazioni su eventuali prodotti o servizi in esenzione.
Per maggiori informazioni su come emettere fattura elettronica su Debitoor, puoi consultare la guida Come creare e inviare una fattura elettronica? disponibile sul nostro sito.
Qual è la differenza tra fatture B2B e B2C?
Quando si parla di fatture B2B ci si riferisce a quelle emesse a altri titolari di partita IVA (che siano aziende, ditte o lavoratori autonomi o liberi professionisti).
Per questo quando emetti una fattura di questo tipo devi necessariamente inserire la partita IVA del cliente e il codice fiscale (se sono uguali basta validare il campo partita IVA) e indicare un indirizzo PEC o codice destinatario.
Il tuo cliente, se ha partita IVA, potrà sempre trovare una copia della fattura sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
Quando emetti una fattura B2C, invece, il destinatario è un privato che ha solo il codice fiscale (che devi indicare in fattura).
I consumatori fiscali non sono tenuti alla ricezione della fattura elettronica, quindi a meno che non siano in possesso di un indirizzo PEC che ti forniscano ai fini della ricezione della fattura elettronica, al momento della compilazione della fattura devi indicare "0000000" (sette zeri) nel campo del codice destinatario.
Ma dove vanno le fatture con codice ""0000000"? Poichè queste fatture non indicano un indirizzo a cui recapitare le fatture, l'Agenzia delle Entrate attarverso il codice fiscale provvede a mettere a disposizione la fattura nel cassetto fiscale del destinatario.
Quando una fattura di questo tipo supera i controlli del SdI ricevi una notifica di impossibilità di consegna. In questo caso puoi inviare una copia della fattura in formato cartaceo o pdf al cliente e dirgli che può trovare la fattura elettronica in XML nel cassetto fiscale.
Come cambia l'invio delle fatture?
Le nuove regole di fatturazione elettronica prevedono che le fatture elettroniche in XML vengano inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che effettua dei controlli sul documento e, quando questi vengono superati, provvede a consegnare la fattura al destinatario all'indirizzo telematico indicato in fattura.
Questo significa che la modalità di invio cartaceo o via email con file pdf non è più valida o legale.
Importante: Perchè una fattura elettronica venga considerata emessa deve non solo essere inviata al SdI, ma deve anche superare i controlli.
Quando i controlli vengono effettuati sul documento il SdI provvede a inviarti una notifica sull'esito. Se il SdI ha riscontrato dei problemi con la fattura elettronica inviata, ricevi un rapporto delle ragioni per cui la fattura è stata respinta.
Dovrai quindi provvedere a correggere queste informazioni (senza emettere nota di credito) e inviare nuovamente la fattura elettronica al SdI.
Solo quando la fattura elettronica supera i controlli del SdI e viene consegnata al destinatario, viene considerata emessa dal punto di vista fiscale.
Cosa cambia nella modifica delle fatture?
Come abbiamo detto nel paragrafo precedente, se la tua fattura viene respinta dal SdI non viene considerata emessa ai fini fiscali.
Questo significa che, se a questo punto ti rendi conto di aver commesso un errore, puoi ancora correggerlo e inviare nuovamente la fattura al SdI senza emettere nota di credito poichè la fattura non è stata accettata e non ha ancora valore fiscale.
Se, invece, la tua fattura è stata accettata dal SdI dovrai emettere una nota di credito elettronica per annullare la fattura e emettere poi una nuova fattura con i dati corretti e inviarla al SdI.
A ben pensarci, le tempistiche e le modalità di modifica delle fatture non vengono modificate dall'introduzione della fattura elettronica.
In precedenza, infatti, potevi cambiare la fattura liberamente solo finchè non l'avevi inviata o consegnata al cliente e, emettere una nota di credito per correggere il documento nel caso in cui fosse stata consegnata al cliente.
Attenzione: Questo non significa che puoi modificare la fattura elettronica dopo averla inviata al SdI e durante il periodo dei controlli ma che puoi modificarla se il SdI la respinge.
Cosa cambia nella ricezione delle fatture?
Poichè tutte le fatture elettroniche devono passare per il Sistema di Interscambio (SdI) anche le fatture di acquisto emesse dai fornitori nei tuoi confronti devono essere inviate al SdI e poi da questo consegnate a te quando superano i controlli.
Come fare in modo che le fatture ti vengano inviate dove desideri? Devi comunicare l'indirizzo PEC o il codice destinatario della programma per fattura elettronica che usi al tuo fornitore.
Come ulteriore sicurezza puoi registrare questo codice destinatario o indirizzo PEC come indirizzo telematico prevalente sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
A cosa serve questa impostazione? Ad assicurarti che in caso di errore di digitazione da parte del tuo fornitore, le fatture ti vengano comunque recapitate all'indirizzo da te indicato, anche nel caso in cui l'indirizzo telematico indicato sia valido ma diverso da quello registrato.
Le fatture ti arrivano nella loro versione originale (XML), inoltre puoi sempre trovare una copia di fatture inviate e ricevute sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
Come conservare le fatture elettroniche tra privati?
L'introduzione della fatturazione elettronica verso privati (ovvero per operazioni B2B e B2C) ha modificato le modalità con cui, per legge, sei tenuto a conservare le fatture elettroniche.
A partire dal 1 gennaio 2019, il modo legale per archiviare le tue fatture nel tempo è la conservazione sostitutiva che, attraverso una serie di passi e l'apposizione della firma digitale, ti permette di conservare il valore della fattura elettronica nel tempo.
Per maggiori informazioni sull'argomento puoi leggere l'articolo: Fattura elettronica e conservazione sostitutiva sul nostro blog.
Posso emettere fattura elettronica tra privati da cellulare e tablet?
Si, certamente! Con un programma per fattura elettronica come Debitoor la fatturazione elettronica verso privati non si limita al computer.
Scaricando la app per iOS e la app per Android puoi creare fattura elettronica e inviarla al SdI tramite l'integrazione di Debitoor conferendo l'apposita delega.
Si tratta della prima fattura elettronica che emetti dal cellulare? Niente paura, leggi la nostra guida Fattura elettronica da iOS e Android che ti guida passo per passo all'emissione della fattura elettronica dalla app per dispositivi mobili.
