Di tutti i processi di gestione d'azienda la fatturazione e la contabilità non sono tra i più amati.
Difficoltà, ansia e confusione vengono spesso associati a questi compiti da cui si sfugge come il diavolo con l'acqua santa.
Tuttavia, come in altri aspetti della vita le apparenze possono ingannare e, usando la chiave giusta, tutto può risultare più semplice.
Se usati correttamente, gli strumenti di fatturazione ti aiutano nelle operazioni di ogni giorno.
1. Presentati con un'offerta
Quando sei ai primi contatti con un cliente e, vuoi mettere ner su bianco i punti principali dell'accordo, puoi farlo in modo professionale con un'offerta o preventivo.
In questo modo puoi dare un'idea dettagliata dei prodotti o servizi che vendi e definirne i costi e i prezzi.
2. Usa un modello di fattura
Se sei alla tua prima fattura non andare alla cieca ma, dopo aver cercato un esempio di fattura o fac simile, compila un modello di fattura.
Molti programmi di fatturazione, mettono a disposizione dei moduli che includono tutti gli elementi previsti dalla legge per emettere fatture ordinarie e l'unica tua preoccupazione è quella di inserire le informazioni rilevanti.
3. Personalizza e invia le fatture
Di che colore era l'intestazione e il testo dell'ultima fattura che hai ricevuto? Probabilmente era una di quelle standard in bianco e nero.
Chi pensa che la fattura sia solo un documento formale e omologato e privo di creatività sottovaluta le potenzialità di questo asso nella manica.
Molti programmi di fatturazione infatti includono delle funzioni di personalizzazione che permettono di modificare e abbellire il modello predefinito.
Perchè? Semplice! Una fattura particolare non solo salta all'occhio ma rafforza il tuo marchio e la tua immagine differenziandoti dai concorrenti.
In pochi passi puoi dare un tocco personale alla tua fattura e inviarla a destinazione.
4. Crea note di credito per correggere gli errori
Se dopo aver inviato una fattura al cliente ti rendi conto di aver commesso un errore puoi ravvederti e rimediare.
Nonostante la tentazione di cancellare la fattura sia forte, non devi cedere ma fare una nota di credito per emendare i dati.
In questo modo il documento originale rimane conservato nel programma di fatturazione e consultabile e i tuoi registri sono in ordine.
5. I documenti di trasporto per accompagnare le tue merci
Se spedisci un pacco al tuoi cliente devi allegare un documento di trasporto che ne certifichi il trasferimento.
Devi includere i riferimenti della consegna e poi convertirlo in una fattura.
6. Cambia lingua e valuta per le fatture estere
Se il tuo cliente è straniero devi emettere il documento in una lingua e valuta che comprenda.
Emettere fatture in inglese non è più difficile di farlo in italiano ma questi due elementi sono le uniche variabili che cambiano.
7. Invia i solleciti per i pagamenti in ritardo
Se il tuo cliente tarda a saldare le fatture, non aspettare che sia troppo tardi ma invia prontamente dei documenti che ricordino di pagare il conto.
Puoi variare l'intensità del messaggio e applicare gli interessi di mora richiedendo la somma che ti spetta.
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