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Come farsi pagare in tempo: fatture e metodi di pagamento

Hai un’idea per la tua nuova attività, funziona ed inizi ad espanderti, ma ti stanno pagando in tempo?

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Adesso che ti stai espandendo le spese iniziano ad aumentare ma per fortuna stai continuando a vendere farsi pagare in tempo è fondamentale.

Perché è importante farsi pagare in tempo?

Quando gestisci la tua attività, è importante che tu possa sempre avere del capitale liquido da poter investire. Questo capitale non deve essere tenuto da parte solo per essere investito strategicamente ma anche per far fronte a tutte le eventualità che si possono presentare.

Se non si hanno soldi da parte per risolvere gli imprevisti, un semplice guasto tecnico potrebbe causare problemi enormi e bloccare tutta l’attività, soprattutto se il giro di clienti è ancora piccolo e le entrate non sono costanti.

Dato che gli ultimi studi del Payment Practice Barometer 2015 rivelano che in media le aziende italiane pagano con un ritardo di 32 giorni, il problema non è da prendere con leggerezza!

Farsi pagare in tempo, questione di liquidità

Se non ci si fa pagare in tempo si rischia di rimetterci in liquidità. Mantenere una buona liquidità è importante perché una scarsa liquidità non ti permette di pagare le spese in tempo. I soldi sono più difficili da reperire e si rischia di dover chiedere dei prestiti.

La scarsa liquidità può risultare in un cattivo rapporto con i fornitori, diminuendo la fiducia che gli altri professionisti ripongono nel tuo business.

Dopo un certo periodo di tempo il problema potrebbe sfociare anche sul legale. Infatti quando un’attività non riesce a pagare le spese per un periodo continuato, essa viene definita insolvente e può essere denunciata o multata.

Farsi pagare in tempo, il problema della liquidità per professione

Per i freelance, le start up ed i consulenti la problematica della liquidità è amplificata dal fatto che i loro guadagni non sono costanti (soprattutto all’inizio dell’attività) e dipendono molto da singole transazioni e progetti.

In più questo periodo iniziale è caratterizzato dalla necessità di espandere e migliorare i servizi, quindi investire molti soldi nell’attività.

Per questo farsi pagare in tempo dai loro pochi ed importanti clienti è molto importante per mantenere un flusso di denaro costante.

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Contrariamente, se prendiamo il caso dei commercianti al dettaglio il problema è molto differente. Infatti quando un commerciante al dettaglio vende un prodotto si fa pagare sul posto e non è possibile per un cliente evitare il pagamento per un lungo periodo, come può succedere per un freelancer.

La differenza sostanziale sta in come avvengono le due transazioni:

  • Nel caso dei commercianti al dettaglio il pagamento avviene al momento della vendita.
  • Nel caso dei freelance e dei consulenti il pagamento avviene in un periodo successivo al termine del progetto.

Queste due transazioni sono caratterizzate da documenti diversi che differenziano il pagamento:

  • La ricevuta o lo scontrino fiscale, nel caso dei commercianti al dettaglio
  • La fattura o [fattura elettronica], nel caso dei freelance, consulenti e professionisti che effettuano vendite B2B

Farsi pagare in tempo, quali sono i mezzi?

La ricevuta o lo scontrino fiscale sono mezzi per farsi pagare immediatamente e funzionano quando si effettua una vendita ad un consumatore finale, anche detta vendita B2C. Il cliente paga subito ed il commerciante non ha il problema di andare a rincorrere i debitori.

La fattura invece viene emessa per le vendite verso altri professionisti o attività. Le fatture di solito hanno diversi termini di pagamento, da pochi giorni fino a 90 giorni.

Chiaramente se si imposta il periodo di pagamento di 30 giorni, il cliente si dimenticherà di dover pagare e lo si dovrà contattare più volte per far si che si ricordi e paghi nel limite di tempo previsto.

Tutto questo può diventare un lavoro a tempo pieno, fatto sta che alcune compagnie comprano i crediti delle imprese per una percentuale dell’importo totale e poi si prendono cura di farsi pagare, ottenendo così un profitto.

I metodo di pagamento

Un altro punto molto importante da tenere presente è la modalità di pagamento che si accetta per le fatture.

Una volta che il cliente decide di effettuare il pagamento, vanno tenuti in considerazione i tempi richiesti per il bonifico, il metodo di pagamento più comune. Esistono casi in cui il cliente preferisce pagare la fattura in contanti, ma questo succede raramente.

Un altro metodo invece consiste nell’accettare pagamenti online. Questo servizio importa dei costi (di solito tra l’1% e il 3% della transazione), ma permette di ricevere il pagamento istantaneamente e di fornire un metodo di pagamento facilitato per il cliente.

Mentre compilare gli estremi per un bonifico può richiedere tempo e impegno, inserire i dati della propria carta è rapido ed è un metodo utilizzato per lo shopping online (ormai tutti hanno l’esperienza di comprare online).

Quali sono i gli ostacoli nel farsi pagare in tempo?

Farsi pagare in tempo non è facile per una serie di motivi:

  • I clienti cercano di ritardare i pagamenti perchè spesso anche loro non vengono pagati in tempo dai loro clienti,
  • I clienti si dimenticano di pagare le fatture,
  • I clienti si possono lamentare le lavoro svolto e cercano di avere una riduzione sulla fattura,
  • I clienti vogliono pagare con un metodo di pagamento che non supporti,
  • I clienti hanno “perso” la fattura e ne chiedono una nuova copia, ritardando così il pagamento.

Il cliente può essere in una situazione finanziaria precaria, può non essere troppo contento del lavoro svolto o può cercare di ritardare il pagamento il più possibile, ma la nostra missione è sempre quella:

  • Farsi pagare in tempo

Superare gli ostacoli per farsi pagare in tempo

Per prevenire e superare questi ostacoli bisogna affrontare la questione in maniera organizzata e sicura.

Superare gli ostacoli e farsi pagare in tempo, debitoor programma di fatture

Prima del lavoro

Prima di tutto bisogna creare un contratto di collaborazione o di lavoro per qualsiasi progetto o consulenza che si opera. Inserire le clausole ed i dettagli del servizio nel contratto ti può salvare e tutelare durante il processo o a lavoro terminato.

Prima ancora di firmare il contratto, è bene mandare un preventivo per il lavoro specificando il monte ore che ci si aspetta di impiegare e la paga oraria. Questo serve per accertarsi che il cliente capisca l'entità del progetto ed il costo dei tuoi servizi.

Normalmente nel contratto si specifica che il monte ore può aumentare se si presentano imprevisti o l’ammontare di lavoro aumenta.

Una volta firmato il contratto, un freelancer o consulente esperto si fa lasciare un acconto.

Questa procedura è molto importante perchè ti permette di ottenere liquidità immediata ed è anche stato studiato che una volta che il cliente lascia un acconto è più facile che paghi in tempo.

A lavoro concluso

Una volta che il lavoro è stato portato a termine va emessa fattura.

La fattura riporta il totale da pagare ed i dettagli del lavoro eseguito. In questo documento sono anche riportati i termini di pagamento che di solito variano tra 8 giorni e 30 giorni dalla data di emissione della fattura.

Per essere sicuri che i clienti paghino in tempo, è bene mandargli una mail o una comunicazione per ricordargli del pagamento imminente.

Se non pagano entro il limite è consigliato mandare un sollecito di pagamento, e in caso non pagassero ancora aumentare il numero di solleciti fino a far scrivere dall’avvocato o denunciare (nei casi più estremi).

In queste evenienze avere un contratto è fondamentale per provare che vi sono dovuti dei soldi.

A questo punto si tratta di ricevere il pagamento. Si consiglia di utilizzare metodi che permettono al cliente di pagare il più in fretta possibile.

Il metodo più veloce per trasferire la somma dovuta è sicuramente accettare il pagamento con la carta.

Anticipo fatture

Un metodo che ti libera dal rincorrere i tuoi clienti per farti pagare è quello di utilizzare il servizio di anticipo fatture della banca.

In questo modo la banca ti fornisce l’importo della fattura appena la emetti, dandoti liquidità e liberandoti dal rischio e dalla perdita di tempo di rincorrere i clienti.

Ovviamente il servizio ha un costo che di solito è una percentuale delle fatture per le quali ti viene anticipato l’importo.

Una soluzione integrata per farsi pagare in tempo

Con Debitoor, programma di fatturazione, non solo puoi emettere fattura in modo facile e intuitivo, ma puoi anche farti pagare più velocemente.

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Prima di tutto puoi mandare preventivi (chiamati “offerte” sull’interfaccia) per stabilire il lavoro e accordarsi prima di firmare il contratto.

Inoltre nei preventivi e nelle fatture potrai inserire il tuo design personalizzato, inserendo il tuo logo, i tuoi dati bancari e personalizzando la struttura della fattura.

Una volta mandata la fattura potrai vedere quando il cliente la visualizza e se la data di pagamento si avvicina mandare un sollecito di pagamento direttamente dal programma.

Il programma ti permette anche di visualizzare quando i termini di pagamento delle fatture stanno scadendo.

Con Debitoor puoi anche inserire un bottone sulla fattura per ricevere i pagamenti tramite carta di credito grazie ad una delle nostre integrazioni con SumUp.

In fine, se lavori spesso con clienti che pagano in ritardo come potrebbe essere lo stato o la pubblica amministrazione, non scordarti di selezionare il regime IVA per cassa, un regime fiscale per cui le fatture vengono considerate nella liquidazione IVA solo dopo che viene registrato il pagamento.

In questo modo non dovrai pagare l’IVA sulle fatture emesse prima che ti vengano effettivamente pagate.

Per riassumere Debitoor ti aiuta a farti pagare in tempo con:

  • Preventivi,
  • Fatture col tuo design personalizzato,
  • Solleciti,
  • Scadenze dei termini di pagamento,
  • Ricevere pagamenti online,
  • Regime IVA per cassa.

Programma di fatturazione e contabilità per PMI e autonomi Debitoor by SumUp