15 domande e risposte sulla fattura elettronica su Debitoor

In questi mesi molti clienti ci hanno chiesto della fatturazione elettronica verso i privati e come funzionerà sul programma per fattura elettronica Debitoor.

Domande fattura elettronica su Debitoor programma di fatturazione

Abbiamo raccolto le 15 domande più comuni su questo argomento:

  1. Come creare e inviare una fattura elettronica?
  2. Come faccio a vedere lo stato delle fatture inviate al SdI?
  3. Posso emettere fattura digitale e elettronica?
  4. Come ricevere le fatture elettroniche?
  5. Il codice vale solo per me o per tutti?
  6. Come e quando firmo la delega per i servizi di Debitoor?
  7. Posso delegarvi solo per l'invio o ricezione?
  8. Cosa include il mio pacchetto?
  9. Posso inviare fatture alla PA?
  10. Come mi regolo per la conservazione sostitutiva?
  11. Quanto costa la fatturazione elettronica?
  12. Posso gestire la fatturazione elettronica dalla API
  13. Cosa succede con la fattura elettronica e le fatture ricorrenti
  14. Posso gestire la fattura elettronica anche da dispositivi mobili
  15. Come posso inviare i dati delle fatture elettroniche al mio commercialista

Come creare e inviare una fattura elettronica

Il primo passo per la creazione della fattura elettronica verso privati consiste nel verificare che tutte le informazioni inserite dalle impostazioni siano corrette.

Devi quindi cliccare sul pulsante Impostazioni in alto a destra e poi cliccare di nuovo su Impostazioni.

A questo punto devi controllare le seguenti sezioni:

  1. Informazioni aziendali Impostazioni aziendali della fattura elettronica su Debitoor programma di fatturazione

Devi scegliere il tuo profilo (persona giuridica o persona fisica) e assicurarti che il tuo indirizzo appaia come verificato.

Nel caso in cui il tuo profilo sia persona fisica, devi specificare anche il tuo nome e cognome negli appositi campi.

  1. Indirizzo Il tuo indirizzo deve essere un indirizzo valido e devi accertarti che la dicitura Valido in verde compaia accanto.

Nel caso in cui compaia, invece, appaia una dicitura in rosso devi cliccare sulla scritta e fare i cambiamenti necessari salvandoli.

  1. Sezione Tasse e registrazione

Devi verificare che i seguenti dati siano inseriti e corretti:

  • Codice fiscale (di 16 caratteri)
  • Partita IVA di 11 caratteri
  • IVA sempre attiva (come da impostazione predefinita). Anche se sei in un regime esente, infatti, potrai scegliere IVA pari a 0% e il codice di esenzione corretto.

Sezione tasse e registrazione delle impostazioni per la fattura elettronica nel programma di fatturazione Debitoor

Ci sono poi delle altre voci che possono essere applicate in fattura. Se applichi queste voci devi assicurarti di attivare dalle impostazioni:

  • Ritenuta d'acconto (se applicabile) specificando la natura della ritenuta, la percentuale applicabile e la percentuale dell'imponibile
  • Rivalsa (se applicabile) scegliendo il tipo di contributo (INPS o Cassa previdenziale), la categoria del fondo pensione tra quelli proposti e l'aliquota
  • Marca da bollo (se applicabile). Il valore predefinito è 2 euro.

Ora che hai verificato i dati delle impostazioni, sei pronto per compilare la fattura vera e propria.

Clicca su "Nuova fattura" e cominciare a inserire i dati come avresti sempre fatto. Ci sono un paio di novità a cui devi prestare attenzione:

Modello fattura elettronica Debitoor programma di fatturazione

  1. L'indirizzo del cliente come nel caso di quello della tua azienda, deve essere verificato. Nel caso in cui appaia come non verificato devi cliccare sulla dicitura rossa e correggere manualmente.
  2. Il tipo di cliente che può essere un altro titolare di partita IVA (azienda), consumatore finale senza partita IVA (consumatore) o Pubblica Amministrazione (PA)
  3. Partita IVA e/o codice fiscale del cliente. Se hai già salvato queste informazioni nei contatti, questi campi vengono compilati in automatico.
  4. Indirizzo telematico del cliente ovvero il Codice Destinatario o l'indirizzo PEC a cui deve essere consegnata la fattura elettronica, una volta superati i controlli del SdI. Devi compilare solo uno di questi campi. Nel caso in cui si tratti di un consumatore finale dovrai inserire "0000000" (sette zeri) nel campo del Codice Destinatario.
  5. La modalità di pagamento selezionando una delle opzioni disponibili dal menù a discesa

Puoi continuare a compilare la fattura come hai sempre fatto. L'unica novità è la necessità di scegliere il codice di esenzione e il relativo riferimento legislativo quando indichi l'IVA allo 0%.

Seleziona esenzione IVA per fattura elettronica su Debitoor programma di fatturazione

Una volta che hai cliccato su questo bottone, potrai scegliere le esenzioni per il codice, scegliere una di quelle proposte o aggiungere un nuovo riferimento legislativo.

Elenco esenzioni fiscali fattura elettronica su Debitoor programma per fatture

A questo punto puoi proseguire con la normale compilazione e hai la possibilità di creare la fattura in formato PDF o XML. Il formato XML rimane l'unico formato accettato dall'Agenzia delle Entrate ai fini fiscali.

Se decidi di usare l'integrazione di Debitoor, puoi inviare la fattura elettronica al SdI direttamente dal tuo conto e ricevere le notifiche del SdI sul tuo conto.

Non devi quindi accreditarti sul portale dell'Agenzia dell'Entrate o necessarie ottenere un indirizzo PEC.

Ricordiamo che per le fatture verso i privati (altri titolari di partita IVA e consumatori finali) non è necessaria la fattura digitale, necessaria invece per le fatture verso la PA.

Per maggiori informazioni sulla fattura elettronica e la firma digitale leggi l'articolo: Mi serve la firma digitale per mandare una fattura elettronica?

Come faccio a vedere lo stato delle fatture inviate al SdI

Una volta inviata la fattura elettronica in formato XML al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, il SdI provvede a effettuare dei controlli sul documento inviato.

Il SdI ti invia dei messaggi (se usi l'integrazione di Debitoor li ricevi sul tuo conto) per aggiornarti sull'esito dei controlli. Dunque:

  • se ci sono errori viene prodotta una ricevuta di scarto che riporta le informazioni inesatte da correggere. Devi quindi modificare la fattura e inviarla nuovamente al SdI. Una fattura rifiutata dal SdI, infatti, viene considerata non emessa.

Per maggiori informazioni sui messaggi inviati dal SdI puoi leggere la guida Come interpretare i messaggi del SdI per la fatturazione elettronica.

  • se la fattura elettronica supera i controlli, il SdI provvede, al pari di un postino, a consegnare la fattura all'indirizzo telematico (Codice Destinatario o indirizzo PEC) indicato in fattura.

Nel caso in cui la fattura sia indirizzata a un consumatore finale o contribuente in regime di esenzione sprovvisto di PEC o Codice Destinatario o il canale telematico a cui lo invii non è attivo o la posta PEC piena, ricevi una notifica di impossibilità di consegna e devi inviare una copia della fattura in formato cartaceo o in pdf al cliente avvisandolo che l'originale della fattura è a disposizione nel suo cassetto fiscale (per i privati) o piattaforma Fatture e Corrispettivi (per i titolari di partita IVA registrati).

Ci sono 2 cose importanti da evidenziare in merito a questo caso:

  • la fattura è emessa per il fornitore ma non per il cliente che potrà detrarla solo quando vede l'originale sull'apposito portale.
  • la fattura digitale in pdf o cartacea serve solo a titolo informativo ma non ha alcun valore fiscale

Per chiarirti i dubbi su questo argomento ti consiglio la lettura dell'articolo: Fattura cartacea, fattura digitale o fattura elettronica?

Posso emettere fattura digitale e elettronica

La risposta breve è si. Come detto sopra, una volta creata la fattura, i formati disponibili sono 2: PDF e XML.

Se sei in un regime esente puoi continuare a inviare le fatture in PDF come hai fatto finora.

Se, invece, hai dei clienti stranieri non appena scegli un Paese diverso dall'Italia, tutte le opzioni di fatturazione elettronica scompaiono e poi continuare a gestire la fatturazione come hai sempre fatto.

Come ricevere le fatture elettroniche

Per ricevere fatture elettroniche devi avere un indirizzo telematico ovvero un Codice Destinatario o un indirizzo PEC.

Nel caso in cui voglia ricevere le fatture passive inviate dai tuoi fornitori direttamente su Debitoor devi comunicare ai tuoi fornitori il Codice Destinatario della piattaforma (ISG3907).

Inoltre, per assicurarti che le fatture vengano sempre recapitate a questo indirizzo (anche se ad esempio il tuo fornitore commette un errore) puoi registrare questo Codice Destinatario come indirizzo telematico prevalente sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.

Se vuoi ricevere le fatture dei tuoi fornitori su Debitoor e fare in modo che le fatture vengano registrate automaticamente come acquisti, dovrai conferire la delega a Debitoor a questo scopo.

Non devi quindi accreditarti sul portale dell'Agenzia dell'Entrate o necessarie ottenere un indirizzo PEC.

Per maggiori informazioni sulla fattura elettronica e la PEC leggi l'articolo: Posso ricevere la fattura elettronica senza PEC?

Il Codice Destinatario vale solo per me o per tutti

Il Codice Destinatario ISG3907 identifica la piattaforma Debitoor e viene quindi utilizzato da tutti gli utenti del programma che hanno firmato la delega per i servizi di fatturazione elettronica.

Non devi fare altre accreditazioni all'Agenzia delle Entrate.

In fase di ricezione delle fatture, il codice fiscale viene usato per identificare il ricevente e consegnare la fattura passiva nel conto giusto.

Per maggiori informazioni sulla fattura elettronica e il Codice Destinatario leggi l'articolo: Come faccio ad avere il mio codice destinatario?

Come e quando firmo la delega per i servizi di Debitoor

Potrai firmare la delega a partire dal 1 gennaio e direttamente dal tuo conto. Ti verrà richiesto di inserire le tue informazioni aziendali (se non le hai già registrate nel sistema) come:

  • Nome, cognome, indirizzo, partita IVA e codice fiscale (per le persone fisiche)
  • Ragione sociale, indirizzo, partita IVA, nome e cognome del rappresentante fiscale o procuratore, codice fiscale del rappresentante fiscale o procuratore (per le persone giuridiche).

A questo punto puoi rivedere la delega e confermare il conferimento.

Posso delegarvi solo per invio o ricezione

Il testo della delega ti permette di conferire la delega per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche.

Tuttavia, questo non esclude che decida di usare l'integrazione solo per uno di questi servizi.

Una volta creato il file in XML avrai sempre l'opzione di scaricarlo e inviarlo manualmente o attraverso un'altra piattaforma.

Allo stesso modo potrai decidere di non comunicare il Codice Destinatario di Debitoor ma quello di un'altra piattaforma o un indirizzo PEC.

Cosa include il mio pacchetto

La funzione di fatturazione elettronica verso i privati è inclusa in tutti i piani.

Su ogni piano puoi quindi inviare e ricevere fatture elettroniche nei limiti previsti dal tuo piano. Ovvero:

  • 100 documenti (fatture attive e passive) all'anno con il piano XS
  • 400 documenti (fatture attive e passive) all'anno con il piano S
  • 800 documenti (fatture attive e passive) all'anno con il piano M
  • 5000 documenti (fatture attive e passive) all'anno con il piano L

Se gestisci più di 5000 documenti all'anno potrai acquistare altri documenti a un prezzo proporzionato.

Nessun pacchetto offre la conservazione sostitutiva o la possibilità di inviare fattura alla PA al momento.

Posso inviare fatture alla PA

No, al momento non è possibile inviare fatture elettroniche alla PA. Inseriremo questa funzione nei prossimi mesi.

Come mi regolo per la conservazione sostitutiva

Al momento nessun pacchetto offre la conservazione sostitutiva. Puoi decidere di aderire al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate oppure scegliere il servizio di un fornitore privato.

Per maggiori informazioni sulla fattura elettronica e la conservazione sostitutiva leggi l'articolo: Come faccio a fare la conservazione sostitutiva?

Quanto costa la fatturazione elettronica

La funzione di fatturazione elettronica è inclusa su tutti i piani e non comporta costi aggiuntivi rispetto ai piani dei diversi pacchetti che puoi vedere in dettaglio sulla pagina del prezzo.

L'unico limite è rappresentato dal limite di fatture attive e passive che puoi inviare sul piano da te scelto.

I limiti per piano sono i seguenti:

  • 100 fatture attive e passive all'anno con il piano XS
  • 400 fatture attive e passive all'anno con il piano S
  • 800 fatture attive e passive all'anno con il piano M
  • 5000 fatture attive e passive all'anno con il piano L

Per volumi di documenti superiori a quelli elencati, sarà possibile acquistare altri documenti a un prezzo proporzionale.

Inoltre, devi provvedere alla conservazione sostitutiva tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate o un fornitore privato.

Posso gestire la fatturazione elettronica dalla API

Chi gestisce la fatturazione tramite la nostra API, potrà gestire anche la fattura elettronica seguendo la documentazione sulla fatturazione elettronica e implementando i cambiamenti necessari.

Cosa succede con la fattura elettronica e le fatture ricorrenti

L'opzione di invio automatico delle fatture ricorrenti dovrà essere sospeso per un breve periodo per supportare tutti i cambiamenti richiesti per la fatturazione elettronica e per rendere possibile l'invio diretto al SdI.

Posso gestire la fattura elettronica anche da dispositivi mobili

Sono stati effettuati dei cambiamenti anche alle applicazioni mobili per supportare le nuove regole di fatturazione elettronica.

L'integrazione non sarà disponibile dal 1 gennaio ma introdotta nelle settimane seguenti.

Come posso inviare i dati delle fatture elettroniche al mio commercialista

Potrai scaricare le fatture emesse e ricevute al commercialista oppure invitare il tuo commercialista a visualizzare i dati del tuo conto.

In questo modo, potrà avere accesso ai tuoi dati sempre aggiornati e scaricarli all'occorrenza senza che debba muovere un dito.

Scritto da LauraLaura, 21 Dicembre 2018 in Fatturazione elettronica Funzioni

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