Hai trovato un programma di fatturazione e ti sei affidato a un commercialista per semplificare e velocizzare la gestione della tua attività?
Ci sono ancora un paio di cose che devi tenere a mente per rendere efficiente il tuo lavoro e evitare degli errori basilari.
Vediamo gli errori più comuni:
1. Dimenticare di registrare tutti gli acquisti
Probabilmente ti sarà capitato un milione di volte: vai in un negozio per comprare qualcosa che ti serve, vai a pranzo con un potenziale cliente o ritiri della merce da un fornitore e conservi lo scontrino in borsa o nelle tasche della giacca o dei pantaloni per poter registrare l'uscita in un secondo momento.
Tempo dopo la tua scrivania è piena di ricevute accartocciate (e a volte ahimè alcune risultano illegibili o mancanti perchè non ricordi dove le hai messe) e sembra un'impresa titanica doverle registrare tutte nel programma di fatturazione.
Come prevenire questo errore: Con le app per dispositivi mobili del tuo programma di fatturazione, puoi scattare una foto delle tue ricevute in un attimo e al momento dell'acquisto e usare il tuo tempo in modo più produttivo senza dove dedicare intere giornate alla ricerca e registrazione di scontrini e ricevute.
2. Non riconciliare i tuoi pagamenti regolarmente
Il tuo commercialista può esserti di grande aiuto al momento della dichiarazioni delle imposte e per analizzare l'andamento della tua attività e la situazione finanziaria, mentre ci sono altre operazioni che puoi effettuare in modo indipendente con il tuo programma di fatturazione.
Una di queste è la riconciliazione di entrate e uscite con le relative transazioni bancarie, procedura che ti assicura l'equilibrio delle tue operazioni e la corrispondenza di crediti e debiti e ti permette di tenere sotto controllo l'andamento della tua azienda.
Debitoor ha a disposizione la funzione di riconciliazione bancaria automatica che ti permette di caricare l'estratto conto bancario in csv e abbinare in automatico le transazioni bancarie alle relative fatture o entrate e acquisti.
In questo modo un processo di solito lungo e tedioso viene reso automatico e semplificato notevolmente.
La stessa procedura viene anche usata nel caso in cui utilizzi un servizio di pagamento online come nel caso dell'integrazione con SumUp: le transazioni vengono, infatti, importate in automatico e abbinate alle relative entrate o uscite.
3. Usare il principio di competenza per la tua contabilità invece che quello di cassa (o viceversa)
I criteri contabili per gestire la tua contabilità sono essenzialmente due: il criterio di cassa e il criterio di competenza.
Il criterio di competenza è usato dalla maggior parte dei professionisti e prevede che le entrate e uscite siano considerate rilevanti alla data di emissione della fattura (indipendentemente da quella di incasso).
Il criterio di cassa, invece, viene utilizzato dai professionisti, lavoratori autonomi e piccole imprese e prevede che entrate e uscite siano effettive alla data del pagamento.
L'applicazione di un criterio piuttosto che un altro è prevista dalla legge e per questo non è a discrezione del contribuente. Il tuo commercialista ti dirà fin dall'inizio quale principio si applica al tuo profilo e non devi cambiarlo.
Come prevenire questo errore: Parla con il tuo commercialista o chiedi negli uffici di competenza quale sia il criterio che devi applicare alla tua contabilità e attiva questa opzione nel programma di fatturazione che usi.
4. Non applicare le percentuali IVA corrette
A seconda del tipo di attività che svolgi e i diversi prodotti o servizi che vendi, potrebbe essere necessario applicare delle percentuali IVA diverse.
Se devi inserire questi valori ogni volta e ti trovi a emettere diverse fatture e con diverse percentuali IVA, potresti commettere degli errori.
Come prevenire questo errore: Se usi uun programma di fatturazione puoi salvare i dettagli dei tuoi prodotti o servizi (inclusa l'aliquota IVA) e selezionare la voce dal menù a discesa in modo che tutti i dati vengano inseriti automaticamente e non commetta errori.
5. Usare prezzi netti o lordi
Il formato del prezzo è un altro elemento che devi definire quando cominci a fatturare: il prezzo lordo include l'IVA, mentre a quello netto non è stata ancora aggiunta.
In entrambi i casi il totale è uguale, devi solo decidere che prezzo mostrare ai tuoi clienti e specificare di quale formato si tratta. In caso contrario, potrebbe generarsi confusione.
Come prevenire questo errore: Su Debitoor esiste una funzione che ti permette di cambiare da un formato all'altro. Devi solo selezionare quello preferisci e comunicarlo ai tuoi clienti.
