La vita di un'imprenditore è molto impegnativa e ricca di impegni è scadenze tanto che a volte ci vorrebbero giornate più lunghe di 24 ore per poter fare tutto.
Dal tenere i documenti in ordine e aggiornati, a informarsi sulle ultime leggi e riuscire abbastanza tempo per tutti gli aspetti di gestione e non solo quelli amministrativi.
Se finora hai usato carta e penna e una stanza piena di raccoglitori per tenere in ordine i tuoi documenti è tempo di passare a un programma di fatturazione.
Perchè? Hai almeno 13 motivi per farlo:
1) Rapporti sempre aggiornati
Tenere d'occhio l'andamento della tua attività è molto importante e ancora di più essere sempre aggiornati sullo stato delle transazioni.
Con un programma di fatturazione, i rapporti vengono creati a partire dalle informazioni in entrata o uscita registrate.
Inoltre, puoi sempre ritornare indietro nel tempo e confrontare due periodi diversi.
2) Tenere sempre d'occhio entrate e uscite e riconciliare i pagamenti
Questo punto si collega al precedente: riesci a mantenere una panoramica delle entrate e delle uscite in ogni momento?
Un programma di fatturazione ti permette di farlo in modo automatico grazie a degli schemi e grafici riassuntivi sempre aggiornati oltre che delle notifiche e diciture che ti mostrano lo stato di fatture e pagamenti.
Inoltre, utilizzando le funzioni più avanzate puoi caricare il tuo estratto conto in csv e le transazioni vengono automaticamente abbinate al relativo acquisto, fattura o altra entrata.
3) Calcolare i guadagni
Dalla lista delle fatture puoi filtrare i risultati per stato e periodo e vedere in un attimo quanto hai guadagnato in un determinato periodo e se ci sono dei pagamenti in sospeso o il cui saldo deve essere sollecitato.
Inoltre puoi stampare dei resoconti delle fatture emesse per cliente in modo da poter fare delle analisi di profitto.
4) Risparmiare tempo
Rendendo automatiche la maggior parte delle funzioni di fatturazione e contabilità, un programma per fatture ti permette di risparmiare parecchio tempo: dalla possibilità di salvare dati di clienti e fornitori per inserirli automaticamente in fatture e acquisti, alla registrazione veloce degli acquisti tramite la tecnologia OCR, alla riconciliazione bancaria automatica e l'impostazione dei documenti.
5) Essere in regola e aggiornato con le leggi
Non solo un programma di fatturazione ti garantisce che i tuoi documenti siano conformi alla legge e che rispettino le ultime leggi in vigore, ma moltio di questi hanno anche dei contenuti interessanti per gli imprenditori come blog o newsletter che riassumono le novità in materia fiscale.
6) Numerazione automatica e riduzione di errori
Se finora hai usato un modello di fattura Word o Excel correndo il rischio di sbagliare il numero di fattura o creare duplicati con un programma di fatturazione puoi dormire sogni tranquilli.
Il numero viene assegnato in automatico alle fatture finalizzate e emesse (le fatture proforma infatti non hanno numero poichè non sono rilevanti dal punto di vista fiscale) e così sei sicuro che non ci siano salti o doppioni nella serie.
Inoltre, grazie alla funzione della numerazione alfanumerica, puoi personalizzare il tuo modello di fattura includendo simboli e lettere oltre che numeri.
7) Dati organizzati e aggiornati
Non devi più tenere tutti i tuoi documenti in una scatola di scarpe o in un raccoglitore lontano dalle finestre (per evitare che i documenti volino via).
Con un programma di fatturazione tutti i documenti sono salvati nelle diverse sezioni e aggiornati. In questo modo sei sicuro di basare le tue analisi e decisioni su dati veritieri e realistici.
Inoltre, se usi un programma di fatturazione in cloud come Debitoor, puoi accedere ai dati ovunque tu sia e non devi installare il programma ma basta accedere con le tue credenziali dal sito.
8) Fare fatture velocemente e ovunque tu sia
Lo scopo di ogni attività è quella di essere redditizia in modo da garantire una stabilità economica e possibilitò di investimento, crescita e espansione.
La porta attraverso cui icevi i pagamenti è la fatturazione. Tutte le entrate, infatti, devono essere certificate dall'emissione di una fattura.
Con un programma di fatturazione non devi partire ognoi volta da zero con il tuo modello di fattura ma ti basta accedere all'apposita sezione e compilare i campi rilevanti richiamando dalla base dati eventuali informazioni già salvate in modo da risparmiare tempo e poter subito inviare il documento al cliente.
I vantaggi di un programma di fatturazione non finiscono qui. Puoi infatti fatturare ovunque tu sia a patto che abbia un collegamento a internet anche da cellulare o tablet grazie alle comode app per iOS e Android.
9) Semplicità d'uso
Alla fatturazione e la contabilità vengono spesso associati programmi noiosi e complessi. Nonostante (specialmente in passato) il programma medio non fosse particolarmente carino, l'evoluzione tecnologica ha introdotto delle strutture completamente diverse e molto più facili di programmi come Word e Excel.
I programmi per fatture odierni sono molto pià semplici da usare e intuitivi perchè la maggior parte del "lavoro sporco" computazionale avviene dietro le quinte e gli utenti interagiscono con un'interfaccia pulita.
10) Relazione con il commercialista
Anche questo aspetto viene notevolmente semplificato con un programma di fatturazione. Prendendo l'esempio di Debitoor, la collaborazione con il commercialista viene notevolmente semplificata e migliorata grazie alla possibilità di invitarlo a visionare i tuoi dati e aiutarti nella gestione della tua attività.
Inoltre, al momento della redazione delle dichiarazioni non devi stampare tutti i dati e portarli dal tuo commercialista ma questi, grazie all'accesso che gli hai fornito, può accedere al conto e scaricare i dati necessari.
11) Programma di gestione completo
Non dovrai più preccuparti di usare diversi programmi per la gestione della tua attività. Le funzioni diponibili ti permettono di gestire la tua attività e, se vuoi ampliare, le tue opzioni puoi scegliere una delle integrazioni disponibili con altri programmi o dispositivi.
Un esempio è la nuova integrazione con SumUp che ti permette di accettare pagamenti con carta di credito o debito tramite il lettore di carte o online e di importare in automatico tutte le transazioni nella tua contabilità senza muovere un dito.
12) Fatturazione ricorrente
Se la tua fatturazione (o parte di essa) funziona in modo ricorrente ovvero accrediti sempre lo stesso importo allo stesso cliente con una cadenza periodica.
Invece di dover ripetere le operazioni tutte le volte puoi usare la funzione di fatturazione ricorrente perchè gestisca l'invio delle fatture in modo automatico.
Tutto quello che devi fare è impostare le fatture una sola volta e aggiungere tutte le informazioni rilevanti per l'invio ricorrente.
13) Lavorare in modo indipendente
Con un programma di fatturazione puoi tenere sotto controllo la tua attività in modo indipendente e collaborare con il commercialista quando necessario facendoti guidare nei passi critici e avendo sempre a disposizione le informazioni e gli strumenti di cui hai bisogno.
